Effectieve e-mails schrijven

Inhoud

• Overweeg eerst de boodschap en de ontvanger
• Schrijf een beschrijvende e-mailonderwerpregel
• Begroet de ontvanger op de juiste manier
• Gebruik correcte grammatica en interpunctie
• Controleer Spelling en hoofdlettergebruik
• Gebruik eenvoudige opmaak in e-mail
• Wees beknopt
• E-mail goed ondertekenen
• Herlezen / heroverwegen voordat u op Verzenden klikt

Velen van ons hebben niet geleerd om e-mails te schrijven op school, maar weten hoe je een e-mail moet schrijven is van onschatbare waarde op de werkvloer. Dit geldt met name voor diegenen die werken in (of op zoek zijn naar) telewerken. Naast een goede telefoonetiquette is er waarschijnlijk geen vaardigheid die zo belangrijk is als e-mail als het gaat om het krijgen en behouden van een baan thuis.

Een goed geschreven e-mail maakt het voor de ontvanger gemakkelijk om zijn bericht te begrijpen en ernaar te handelen. Bij het zoeken naar een baan kan e-mail de persoonlijke eerste indruk voorafgaan of zelfs vervangen, dus een goede interpunctie en een samenhangende boodschap zijn essentieel. En onderweg zorgen onduidelijke e-mails voor verwarring en vertragingen. Volg deze tips om effectieve e-mails te schrijven aan collega's, klanten, potentiële klanten, wervingsmanagers en zelfs vrienden en familie.

Overweeg eerst de boodschap en de ontvanger

Een e-mail moet in je hoofd beginnen, niet met je vingers op het toetsenbord. Overweeg eerst om e-mail effectief te schrijven waarom ben je aan het schrijven. Wat voor soort reactie wil je? Welke boodschap wil je overbrengen? Als u informatie aanvraagt, solliciteert naar een baan of informeert naar openingen, zorg er dan voor dat uw verzoek om actie door de ontvanger duidelijk is.

Overweeg vervolgens het standpunt van de ontvanger. Welke informatie hebben ze nodig om actie te ondernemen of uw bericht te begrijpen? Geef noodzakelijke (maar niet overdreven) achtergrondinformatie. Houd ook rekening met de juiste etiquette voor deze specifieke ontvanger. Emoticons en afkortingen, zoals OMG of LOL, zijn niet geschikt voor sollicitaties en de meeste zakelijke e-mail.

Schrijf een beschrijvende e-mailonderwerpregel

Wanneer u een e-mail schrijft, schrijf dan niet iets vaags in de onderwerpregel zoals "hallo" of "thuiswerk" of laat het leeg. E-mails met een dergelijke onderwerpregel hebben een goede kans om in de spambox van de ontvanger te belanden of worden gewoon genegeerd. Als je solliciteert, zet dan de naam van de functie in de onderwerpregel. Als de e-mail naar een collega is, maak je onderwerpregel een korte zin die het doel van het bericht samenvat.

Een ander voordeel van het schrijven van een beschrijvende onderwerpregel is dat u het gemakkelijker in uw inbox kunt vinden als u het later moet uitzoeken. Iets met een e-mailregel als "Vraag" zal echter niet helpen.

Begroet de ontvanger op de juiste manier

Als u de naam van uw ontvanger kent maar deze niet persoonlijk kent, begroet dan door een titel te gebruiken, bijv. Beste mevrouw Brunelli. (Gebruik 'Mevrouw' voor vrouwen als u niet zeker weet of 'Mevrouw' of 'Mevrouw' geschikt is.) Als u niet zeker weet wat het geslacht is, gebruikt u gewoon de voor- en achternaam, d.w.z. lieve Chris Smith. Als u de naam van de persoon niet weet, begint u uw e-mail zonder begroeting of gebruikt u een eenvoudige begroeting, bijv. Hallo, groeten, beste manager, etc.

Als de e-mail naar een collega of iemand anders die u kent, is, gebruikt u de naam die u persoonlijk of aan de telefoon zou gebruiken.

Gebruik correcte grammatica en interpunctie

Het is erg belangrijk om de juiste grammatica in een e-mail te gebruiken. Lezers straffen bewust of onbewust afzenders voor grammaticale fouten.

• Doorlopende zinnen - Wanneer u een e-mail schrijft, moet u de punten niet sparen. Die korte pauze geeft lezers de tijd om de betekenis van de woorden in zich op te nemen. Korte zinnen zorgen voor meer van deze kleine pauzes. Verdeel lange zinnen, zelfs als het geen technisch doorlopende zinnen zijn.
• Komma's - Te weinig of te veel komma's kunnen verwarrend zijn. Leer de komma correct te gebruiken.
• Onderwerp-werkwoordovereenkomst - Zinnen met dit type fout zijn rode vlaggen voor werkgevers die kandidaten zoeken met goede communicatieve vaardigheden. Bekijk de regels voor overeenkomst tussen onderwerp en werkwoord.

Controleer Spelling en hoofdlettergebruik

Gebruik een spellingcontrole, maar vertrouw er niet op. Een spellingcontrole zal "zij" niet vangen voor "de" of "daar" voor "hun", en dit type fout duidt op onzorgvuldigheid. Gebruik geen afkortingen voor tekst zoals "u" voor "u" of "tho" voor "hoewel".

Gebruik de juiste hoofdletters. De meeste mensen weten het begin van de zin en eigennamen met een hoofdletter te schrijven, maar velen doen dit niet in e-mails. Laat zien dat je het niet erg vindt om die extra fractie van een seconde te nemen om op de shift-toets te drukken. Aan de andere kant kunnen te veel hoofdletters de lezer afleiden. Vermijd het schrijven van woordgroepen in hoofdletters (die door velen worden geïnterpreteerd als het equivalent van persoonlijk schreeuwen), en om de nadruk te leggen op de eerste letter van woorden die niet aan het begin van een zin of eigennamen staan.

Gebruik eenvoudige opmaak in e-mail

Onthoud dat e-mailprogramma's allemaal verschillend worden weergegeven. Wat er perfect uitgelijnd op uw scherm uitziet, kan samen op dat van iemand anders lopen. Vermijd daarom het plakken van een sterk opgemaakt tekstverwerkingsdocument, zoals een cv of sollicitatiebrief, in een e-mail. Gebruik documenten die in platte tekst zijn geschreven.

Maak alinea's kort. Net als bij periodes geven alinea-einden rust voor de lezer. Iemand die e-mail leest op een mobiele telefoon heeft baat bij korte alinea's. Maar zorg ervoor dat u nog steeds de basisregels met betrekking tot alinea's volgt.

Wees beknopt

Kronkelende e-mails die het punt begraven, worden weergegeven en uiteindelijk vergeten. Of erger nog, ze kunnen verkeerd worden begrepen. Maak uw doel duidelijk in beknopte taal.

• Elimineer Wordiness - Schrijf met actieve werkwoorden. 'Jack stuurde me de formulieren' gebruikt een actief werkwoord. 'De formulieren zijn door Jack naar mij gestuurd' is passief. Het passieve formulier gebruikt nog maar een paar woorden, maar het klopt. Meer nog, het vereist dat lezers de ideeën in hun hoofd herschikken.
• Blijf bij het punt - Weersta de verleiding om vreemde informatie of ideeën toe te voegen. Bewaar deze voor nog een e-mail.
• Gebruik Bullet Points - Hiermee kan uw lezer visuele aanwijzingen gebruiken om op te nemen wat belangrijk is. Maar als u twijfelt over hoe kogels worden weergegeven, gebruik dan sterretjes of koppeltekens om kogels te maken.

E-mail goed ondertekenen

Als uw e-mail standaard een standaardhandtekening heeft, zorg er dan voor dat deze geschikt is voor de specifieke e-mail die u verzendt.Handtekeningen met politieke verklaringen of de namen en leeftijden van uw kinderen zijn prima voor persoonlijke e-mail, maar voor werk gebruikt u een minder persoonlijke handtekening. Afhankelijk van uw baan en uw werkgever, kunt u uw e-mailhandtekening nog steeds personaliseren met een offerte. Kies iets dat niet controversieel is. Als u naar een baan informeert, gebruik dan uw handtekening om de juiste contactgegevens te geven zonder citaten of extra personalisatie.

Herlezen / heroverwegen voordat u op Verzenden klikt

Controleer op spellings- en interpunctiefouten voordat u op verzenden klikt. Als u een fout in een e-mail voor een sollicitatie vindt, repareer deze dan en herlees opnieuw voordat u op verzenden klikt. Maar ook herlezen voor inhoud. Als uw e-mail lang is, bedenk dan hoe u deze beknopter kunt maken. En als je e-mail controversieel is of boos is geschreven, klik je op Opslaan niet verzenden. Kom er een paar uur of een dag later op terug en kijk of je het nog steeds wilt verzenden.

Dit klinkt misschien als veel te doen voordat u een e-mail verzendt, maar als u effectieve e-mails verzendt en uw e-mail efficiënter organiseert, zult u merken dat u eigenlijk meer tijd heeft, niet minder.