3 scenario's wanneer online communiceren niet klopt
Inhoud
- Vermijd het raken van verzenden om conflicten op te lossen
- Vermijd het raken van verzenden als je boos bent
- Vermijd het raken van Verzenden om slecht nieuws te verzenden
Er zijn zoveel manieren waarop we online communiceren. Er is e-mail, sms of berichten via een van de vele apps die dit ondersteunen. Maar het gebruik van e-mail of messaging is niet altijd de meest effectieve manier om te communiceren.
In bepaalde omstandigheden moet u ze vermijden. Natuurlijk kun je je gemakkelijk achter je computer verschuilen en via het toetsenbord zeggen wat je wilt zeggen. Maar soms moet je de wereld in stappen en je stem gebruiken.
Hier zijn drie situaties waarin het beter zou zijn als u niet op verzenden klikt.
Vermijd het raken van verzenden om conflicten op te lossen
We hebben allemaal deel uitgemaakt van een e-mail- of berichtenreeks tussen twee partijen die een probleem probeerden op te lossen. Soms ben je een van de twee hoofddeelnemers of misschien ben je gewoon een van de vele mensen die iemand zich verplicht voelde om je op te nemen.
Bij elke e-mail of berichtantwoord escaleert het probleem. Wat misschien een relatief klein probleem was, is uiteindelijk een veel groter probleem geworden. Dit resulteert meestal in een persoonlijk gesprek tussen de twee partijen en een supervisor of manager om het conflict op te lossen.
In plaats van e-mail of berichten te gebruiken om conflicten op te lossen, belt u de persoon of plant u een persoonlijke ontmoeting. Als u de ontvanger bent van een e-mail of bericht van iemand anders die een probleem probeert op te lossen, weersta dan de verleiding om via e-mail te reageren. Pak de telefoon op of loop naar het kantoor van de andere persoon en zeg: "Ik heb je e-mail ontvangen en dacht dat het beter zou zijn als we deze situatie één-op-één zouden bespreken in plaats van per e-mail. Heb je een paar minuten om te praten? "
Als e-mail uw enige optie is, kopieer er dan geen andere mensen op. Hierdoor escaleert het probleem. Als u aan de ontvangende kant van een dergelijke e-mail bent, klik dan niet op "Allen beantwoorden". Beantwoord gewoon alleen de persoon die de e-mail heeft verzonden. Als je 'Allen beantwoorden' zegt, zou je antwoord moeten zeggen: 'Ik waardeer het dat je deze situatie onder mijn aandacht brengt. Ik bel je zo meteen om te bespreken.' Hiermee wordt iedereen die is gekopieerd gewaarschuwd dat u de situatie één-op-één afhandelt.
Vermijd het raken van verzenden als je boos bent
Na een verontrustende situatie of interactie hebben we een afkoelperiode nodig. E-mail en messaging lenen zich daar niet voor; het is een instant ontwerp. Als u eenmaal tot rust bent gekomen, belt of bezoekt u de persoon om de situatie te bespreken. Als u aan het ontvangende einde bent van een vernietigende e-mail, vermijd dan de drang om te antwoorden. Geef jezelf de tijd om te kalmeren en bel de persoon en vraag hem om persoonlijk te praten.
Beslis in de toekomst van tevoren dat u nooit e-mail of berichten zult gebruiken als u van streek bent. Maak dit een niet-onderhandelbaar pact met jezelf.
Als je de behoefte voelt om iets te schrijven als je van streek bent, schrijf dan een bericht met de hand. Voer het niet in e-mail in, zelfs als u niet van plan bent het bericht te verzenden. Je zou niet de eerste persoon zijn die per ongeluk op de "verzend" knop klikt in plaats van op de "bewaar" knop.
Vermijd het raken van Verzenden om slecht nieuws te verzenden
Niemand vindt het leuk om slecht nieuws te ontvangen en het ontvangen via e-mail of een bericht kan zout aan de wond toevoegen. Heb je ooit een klant een e-mail gestuurd om hen te vertellen dat hun bestelling is vertraagd?
Als het antwoord op een van deze vragen ja is, stop dan met het gebruik van e-mail of berichten om slecht nieuws te communiceren.Door e-mail of berichten te gebruiken om slecht nieuws te communiceren, kan het bericht worden verzonden dat het u niet kan schelen of dat het probleem niet belangrijk genoeg is om uw persoonlijke aandacht te verdienen. Wanneer u e-mail of berichten gebruikt om slecht nieuws te communiceren, kunt u de reactie van de persoon niet beoordelen. Hoogstwaarschijnlijk zullen mensen teleurgesteld of overstuur zijn. Als je het nieuws niet persoonlijk brengt, kunnen hun gevoelens van teleurstelling escaleren en een nog ergere situatie creëren.
Ten slotte, wanneer u in dit scenario e-mail of berichten gebruikt, ziet u er laf uit. Klanten, collega's, bazen en vrienden waarderen mensen die de moed hebben om slecht nieuws persoonlijk te communiceren.
Als je niet zeker weet of je bericht kwalificeert als slecht nieuws, vraag jezelf dan af: "Zou ik een e-mail of bericht met dit soort nieuws willen ontvangen of zou ik het liever persoonlijk willen laten communiceren?". Handel dan dienovereenkomstig.
Hoewel er geen twijfel over bestaat dat e-mail of messaging een snel en efficiënt communicatiemiddel is, is het niet altijd een geschikt middel. Volg de bovenstaande richtlijnen en vermijd het gebruik van e-mail of bericht wanneer dit ongepast is.
