E-mail groeten die gelezen worden
Inhoud
Volgens BusinessInsider.com besteedt de gemiddelde werknemer ongeveer 25% van hun dag aan het ploegen door honderden e-mails. Terwijl sommige mensen de basis-e-mailetiquette moeten opfrissen, maken anderen fouten omdat ze overweldigd worden door het enorme communicatievolume.
Tijdens uw zoektocht naar een baan, zult u waarschijnlijk veel, vele e-mails verzenden, inclusief begeleidende brieven, bedankbriefjes en berichten naar banengerelateerde connecties.
Neem de tijd om gênante fouten te voorkomen, zoals het verkeerd spellen van iemands naam, en zorg ervoor dat u aantekeningen maakt die een antwoord krijgen.
Begin met een professionele begroeting
Streef naar duidelijkheid in je onderwerpregel. Kies iets direct dat het doel van uw e-mail identificeert, zoals 'vergadertijd gewijzigd' of 'snelle vraag over uw voorstel'.
Voorkom dat je een wortel bungelt met een teaser als "Ik moet je informeren ..." die probeert de lezing te lokken om de e-mail te openen om je intentie te krijgen. Mensen beslissen vaak of ze een e-mail willen openen op basis van de onderwerpregel, dus kies er een die duidelijk aangeeft wat je doel is.
Gebruik een professionele begroeting. Voeg een passende begroeting toe voor de omstandigheden en de ontvanger. Bepaalde begroetingen werken in een e-mail, maar worden niet gebruikt in een gewone brief, terwijl sommige begroetingen voor beide werken.
Kies een begroeting op basis van hoe goed u de persoon naar wie u schrijft en het type bericht dat u verzendt, kent. Als u bijvoorbeeld schrijft naar iemand die u kent, is "Hallo Jim" geschikt. "Geachte heer / mevrouw Smith", zou geschikt zijn wanneer u solliciteert of een zakelijke brief schrijft.
Vermijd het openen van een e-mail met "hé" die erg informeel klinkt en over het algemeen niet wordt gebruikt op de werkplek. Schuw ook "Hallo mensen" of "Hallo jongens", ook al is de aard van uw e-mail ontspannen.
Voorbeelden van begroeting
- Beste voornaam Achternaam(dit werkt goed als je het geslacht niet kent van de persoon naar wie je schrijft)
- Beste voornaam(bij het e-mailen van iemand die je kent)
- Hallo voornaam(Bij het e-mailen van iemand die je kent)
- Beste meneer / mevrouw. Achternaam
- Beste meneer / mevrouw. Voornaam Achternaam
- Beste Dr. Achternaam
- Voor wie het aangaat
- Beste Human Resources Manager
- Beste wervingsmanager
Gebruik de juiste leestekens na uw begroeting. Gebruik voor meer formele e-mails een puntkomma achter de naam. Voor mensen die u kent of voor meer informele correspondentie, gebruikt u een komma achter de begroetingsnaam.
Vermijd veelvoorkomende fouten
Bij het schrijven van een e-mail treden de volgende fouten soms op wanneer mensen zich haasten om snel een bericht te verwijderen. Neem de tijd om uw bericht te lezen en voer de volgende stappen uit.
- Voeg het e-mailadres als laatste toe.Als je niet de mogelijkheid hebt om een e-mail te verwijderen, voeg dan als laatste het adres toe als je de neiging hebt om snel te triggeren. Voer de naam van de ontvanger alleen in als u zeker weet dat uw e-mail klaar is voor gebruik.
- Vermijd de oude "Allen beantwoorden" -fout.Let op uw triggervinger wanneer u 'Allen beantwoorden' raakt. Overweeg of iedereen op de lijst echt moet lezen wat je te zeggen hebt. Houd ook rekening met oudere e-mails in de keten die u misschien niet wilt dat iemand in de lijst Allen beantwoorden ziet.
- Doe het rustig aan met de humor. Humor kan moeilijk te onderscheiden zijn in een e-mail, omdat je toon niet noodzakelijkerwijs doorschijnt. Zonder lichaamstaal, gezichtsuitdrukking of cadans kan humor platvallen of zelfs onbedoeld een lezer beledigen. Speel het veilig en laat het weg.
- Proeflezen.Maak niet de fout om te denken dat mensen typefouten in informele e-mails zullen vergeven of dat fouten worden getolereerd als je op je telefoon typt. U kunt hard worden beoordeeld op fouten in uw e-mail, vooral als deze veel voorkomen. Vertrouw niet op een spellingcontrole die vaak het verkeerde woord voor je kan kiezen. Proeflees uw e-mails op dezelfde manier als elk ander belangrijk document. Controleer in het bijzonder altijd en controleer nogmaals of u de namen van mensen correct hebt gespeld.
- Gebruik geen emoji's of emoticons. Steeds meer lijken e-mailberichten op sms-berichten. Berichten op de werkplek bevatten nu soms 'thumbs-up'-emoji's of smileygezichten. Ook al komen ze steeds vaker voor, vermijd emoji's en emoticons in formele correspondentie. Als uw e-mailbegroeting de achternaam van een persoon bevat, is dat een zeker teken dat u emoji's en emoticons moet achterlaten.
- Onthoud dat e-mail voor altijd blijft.Denk twee keer na voordat u iets persoonlijks of vertrouwelijks e-mailt, iemand per e-mail ontslaat, iemand in diskrediet brengt of met woede antwoordt. Zelfs verwijderde e-mails kunnen uit gegevensback-ups worden opgewekt. Dat soort interacties kan beter persoonlijk worden gedaan. Pas de 24-uursregel toe. Als u niet zeker weet of u het bericht moet verzenden, wacht dan tot de volgende dag om te beslissen. Nog een goede vuistregel: schrijf niets in een e-mail die je niet openbaar zou willen delen, zoals in een verklaring of bijvoorbeeld op sociale media.
