Hoe een plan voor outsourcing te ontwikkelen
Inhoud
Door veel discussies over outsourcing in de media lijkt het complex, maar het is vrij eenvoudig. Zelfs bij ons thuis "besteden" we veel taken uit: koken, het onderhouden van onze gazons en kinderopvang, om er maar een paar te noemen. Als we niet de tijd, de focus of de vaardigheden hebben om het werk zelf te doen, zoeken we iemand die dat kan en iemand die het werk zal doen voor een prijs die we ons kunnen veroorloven. Bedrijven werken op dezelfde manier, ook al kunnen hun beslissingen meer factoren en besluitvormers omvatten.
Ontwikkelingsproces
Maar net zoals families verschillende beslissingen nemen, kunnen bedrijven verrassend andere beslissingen nemen over uitbesteding. Er is geen sjabloon die voor alle bedrijven werkt, maar er is een proces dat alle bedrijven in overweging moeten nemen:
Realisatie
In het verleden wisten veel bedrijven misschien niet eens wat outsourcing was. Tegenwoordig weten ze van outsourcing, maar realiseren ze zich misschien niet hoeveel outsourcing (en outsourcing-achtige) programma's ze al hebben: kopieercentra, postkamers, facility management, IT en zelfs delen van een juridische afdeling van een bedrijf. Outsourcing kan niet alle problemen op te lossen, maar het leren over de vorige generatie van de contracten zullen nieuwe projecten te identificeren en waardevolle inzichten.
Doelstelling
Om succesvol te zijn in het creëren van een uitbestedingsprogramma, moet u specifieke doelen definiëren, zoals het verlagen van de totale bedrijfskosten met vijf procent, focus op efficiëntie voor één locatie of alleen kijken naar functies die in één bedrijfseenheid worden uitgevoerd. Goals niet enorm detail nodig. Naarmate uw outsourcing-ervaring toeneemt, zullen de definities veranderen.
Deelname
U hebt deelnemers uit vele expertisegebieden nodig om input te leveren voor het plan, om aannames te verifiëren en om deskundig oordeel te geven. Wanneer u van een algemeen plan naar specifieke projecten gaat, herhaalt u dit proces en maakt u subgroepen met nog meer specifieke kennis.
Identificatie
Nu u doelen en experts heeft om informatie te identificeren en te interpreteren, is het tijd om specifieke projecten voor uw outsourcingprogramma te identificeren. Elk bedrijf ontwikkelt verschillende criteria en wordt zowel gedreven door cultuur als door financiële of operationele analyse, maar er zijn gemeenschappelijke criteria waar u naar moet kijken:
- Vorige beslissingen: Uw bedrijf heeft waarschijnlijk eerder beslissingen genomen over het gebruik van niet-werknemers, zoals uitzendkrachten of servicecontracten. Werk samen met Procurement en uw PMO (Project Management Office) voor details. Kijk hoe ze de problemen in deze lijst hebben aangepakt en verzamel geleerde lessen.
- Expertise: Voert u functies uit of produceert u producten zonder voldoende expertise, of heeft u problemen om managers te behouden? Heeft het huidige management een plan om deze problemen aan te pakken? Zo niet, dan kan dit een goed outsourcingproject zijn.
- Kwaliteit: Zelfs als een functie heeft mensen met de juiste vaardigheden en ervaren managers, mag u niet het niveau van de service die u nodig hebt. Voert de manager klantonderzoeken uit? Wat zeggen klanten over producten of diensten? Een gebrek aan kwaliteit of een gebrek aan interesse in klantenservice is een andere vlag voor uitbesteding.
- Kosten: Een service van uitzonderlijk hoge kwaliteit is niet per se een goede prijs. Hoe verhouden uw kosten zich tot die van concurrenten? Werkt de functie producten maandelijkse rapporten: Unit kosten, operationele kosten, multi-jaar kosten trends? Als deze functie deze rapporten niet kan produceren, kan een uitbestede service meer transparantie bieden in uw activiteiten.
- Schaal: Wanneer u uw hele bedrijf onderzoekt, zult u veel onverwachte ontdekkingen doen. Blijf gefocust! Een groot project is een betere kandidaat voor outsourcing dan een aantal kleinere projecten. Voor dat ene grote project zijn veel minder administratieve en managementmiddelen nodig. Houd een uitgebreide lijst bij, maar selecteer alleen kandidaten die een grote impact hebben op uw eerste golf van projecten.
- Veiligheid: Je hebt nu een goed beeld van potentiële projecten. Het is tijd om ze te filteren volgens beveiligingsnormen. Beveiliging is een complex en controversieel onderwerp. Voor verschillende branches gelden verschillende standaarden en sommige bedrijven zijn meer veiligheidsbewust dan hun concurrenten. Begrijp interne en branchenormen en beperk outsourcing-projecten dienovereenkomstig. Betrek juridische, IT, bedrijfsbeveiliging, compliance (indien van toepassing) en eventuele "risico" -afdelingen bij uw discussies.
- Prioritering: Elk item hierboven (en misschien andere kenmerken) moet worden gescoord en vervolgens moet aan elk project een totale 'outsourcingwaarde' worden toegekend. Er zal ongetwijfeld veel discussie zijn over welke kenmerken het belangrijkst zijn, of hun scores kloppen en of andere kenmerken in overweging moeten worden genomen. Wees niet verbaasd als dit proces maanden of zelfs jaren duurt.
- Communicatie: Tegen de tijd dat je potentiële projecten hebt geprioriteerd, heb je veel vergaderingen gehouden en met veel mensen gesproken. Verwachten dat deze besprekingen tot openbare informatie in de diensten die u heeft getarget voor het uitbesteden van zijn. Ga er altijd van uit dat deze discussies, vaak in realtime, bij uw werknemerspopulatie terechtkomen. Doordacht corporate communicatie moeten worden voorbereid en klaar. Laat nooit geruchten uitgegroeid tot een betere bron van informatie dan feiten.
Uitvoeren
Aan het einde van dit proces heeft u uw eerste uitbestedingsplan. Er zijn nog veel meer stappen bij het uitvoeren van dit plan: gegevens bevestigen, subcomités creëren voor specifieke projecten, leveranciers identificeren, piloten leiden, contracten toekennen, enzovoort. Het ontwikkelen van uw plan biedt u echter de eerste en belangrijkste stappen.
