Krijg antwoorden voor interviewvragen over het afhandelen van gespreksvolume
Inhoud
- Voorbeelden van de beste antwoorden
- Uw antwoorden over telefoonsystemen samenstellen
- Welk telefoonsysteem gebruikt de taak?
- Welke telefoonsystemen heb je gebruikt?
- Welke telefoonvaardigheden heb je gebruikt?
- De klantenservice die je hebt gebruikt
Wanneer u solliciteert voor een administratieve, receptioniste of andere kantoorfunctie, zal een typische sollicitatiegesprekvraag zijn: 'Vindt u het prettig om een telefoonsysteem met meerdere lijnen te gebruiken en een groot aantal telefoontjes af te handelen?'
Het is duidelijk dat u wilt uitdrukken dat u vertrouwd bent met meerdere telefoonlijnen. Het is gemakkelijker als u in het verleden veel telefoontjes hebt afgehandeld, maar zelfs als u die ervaring niet heeft gehad, kunt u de vraag nog steeds met vertrouwen beantwoorden.
Voorbeelden van de beste antwoorden
Hier zijn voorbeelden van antwoorden op interviews die u kunt aanpassen aan uw persoonlijke ervaringen en achtergrond:
- Ja, ik voel me comfortabel bij het gebruik van meerdere telefoonlijnen met een hoog aantal oproepen en heb dat in het verleden ook gedaan. Ik kan de gesprekken gescheiden houden en op een vriendelijke en efficiënte manier met de klanten omgaan.
- Ik heb niet rechtstreeks meerdere telefoonlijnen afgehandeld, maar ik begrijp het belang van hoffelijkheid en efficiëntie, en ik leer snel.
- Ik begrijp dat telefonisch contact vaak de eerste interactie is die een klant met het bedrijf heeft, en de eerste indruk is uiterst belangrijk. Het is van cruciaal belang te allen tijde een vriendelijke, professionele manier van telefoneren te onderhouden.
Uw antwoorden over telefoonsystemen samenstellen
Begin met het onderzoeken van de functiebeschrijving van de functie waarvoor je hebt gesolliciteerd en het afstemmen van je kwalificaties op de functie. Is het in staat om een hoog volume te bellen als de vereisten? Als dat zo is, kunt u er zeker van zijn dat de interviewer zal vragen naar uw vermogen om al die oproepen af te handelen. Zelfs als de vereisten niet expliciet de mogelijkheid vermelden om een groot aantal telefoontjes aan te kunnen, kun je er zeker van zijn dat het tijdens het interview toch naar voren komt.
Kijk naar je huidige en vorige banen en maak een lijst van de telefoonsystemen die je hebt gebruikt. Denk ook aan onbetaalde banen, banen voor vrijwilligerswerk, banen voor studenten en opleidingsbanen waar je de telefoon opnam. U kunt voor elk item in uw cv aantekeningen maken over de telefoons om u te helpen bij het beantwoorden van uw sollicitatiegesprekken.
Welk telefoonsysteem gebruikt de taak?
Misschien wil je voor het interview wat onderzoek doen om te zien welk telefoonsysteem op kantoor wordt gebruikt. Dat kan je helpen om je voor te bereiden op een antwoord op de vraag. Als je dat specifieke systeem niet hebt gebruikt, zou het feit dat je hebt onderzocht hoe het werkt, nog steeds een goede indruk op de interviewer moeten maken.
Maar hoe weet je welk systeem ze gebruiken? U kunt de persoon vragen die het interview met u heeft afgesproken. Je moet ook noteren welke telefoons worden gebruikt wanneer je aankomt voor het interview (als je ze kunt zien). Let op hoe de telefoon wordt beantwoord als u belt om de tijd en plaats van het interview te bevestigen, dat geeft u inzicht in wat er van u wordt verwacht.
Hier is een lijst met vragen die u kunt verwachten over uw ervaringen met telefoonsystemen:
Welke telefoonsystemen heb je gebruikt?
Er zijn verschillende systemen en u weet mogelijk niet meer welke u hebt gebruikt. U kunt contact opnemen met uw vorige werkgevers of collega's en vragen. Verwacht een van de volgende vragen te stellen:
- Welke merken waren dat?
- Welke telefoonmodellen heb je gebruikt?
- Hoeveel telefoonlijnen heb je per telefoon afgehandeld?
- Wat was het gebruikelijke aantal telefoontjes per dag?
- Hoe vaak had u meer dan één beller tegelijk?
- Heb je een headset gebruikt?
- Heb je een speakerphone gebruikt?
- Heeft u een telefoonsysteem voor conferenties gebruikt?
- Heb je een videofoonsysteem gebruikt?
Welke telefoonvaardigheden heb je gebruikt?
Misschien wil je je cv bijwerken om een van deze vaardigheden op te nemen, als je die hebt. Daarnaast kan uw interviewer vragen stellen over deze vaardigheden:
- Bellers in de wacht zetten
- Screening vraagt om supervisor
- Oproepen plaatsen voor supervisor
- Oproepen doorverbinden en doorschakelen
- Conference calls - ze opzetten, plaatsen, beheren, eraan deelnemen
- Beheer van voicemail
- Berichten opnemen
De klantenservice die je hebt gebruikt
Het afhandelen van een groot aantal oproepen omvat meer dan alleen het indrukken van de rechterknoppen. U moet aangeven hoe goed u ook met de bellers kunt omgaan. Denk na over deze klantenservicevaardigheden voordat u uw interview ingaat:
- Omgaan met boze of gefrustreerde bellers
- Frontline telefoon beantwoorden voor een groot kantoor, bellers doorverbinden met hun beoogde contacten
- Gebruik de juiste zakelijke manieren en taal aan de telefoon
- Hoffelijke en respectvolle afhandeling van oproepen van en naar hogere leidinggevenden en klanten
