Hoe te reageren op vragen over interne audit
Inhoud
- Medewerkers zullen interne audits tegenkomen
- Eerlijk gezegd
- Stel dat ze niets weten over uw vakgebied
- Verbind de punten voor hen
Interne auditors verdiepen zich in de acties en taken van alle medewerkers en afdelingen binnen een bedrijf om manieren te ontdekken om het functioneren van de organisatie als geheel te verbeteren. Op het eerste gezicht klinkt dit alsof ze zichzelf plaatsen waar ze niet thuishoren, maar eigenlijk spelen ze een cruciale rol bij het beschermen en verbeteren van hun organisaties.
Medewerkers zullen interne audits tegenkomen
De meeste particuliere en openbare bedrijven voeren regelmatig interne audits uit om ervoor te zorgen dat ze op schema liggen om de doelstellingen en missies van het bedrijf te bereiken. De regering zal ook regelmatig interne audits uitvoeren. En terwijl u uw carrière in de openbare dienst doorloopt, is de kans groot dat u moet reageren op vragen die interne auditors stellen.
In de overgrote meerderheid van de omstandigheden verzamelen de controleurs slechts informatie. Ze proberen bijvoorbeeld te begrijpen hoe uw deel van de organisatie functioneert.
U hoeft niet gespannen te zijn wanneer een interne auditor met u praat. Interne auditors zijn professionals die alleen maar hun dagelijkse werk proberen te doen. Toegegeven, hun werk kan u en anderen ongemakkelijk maken. Ze stellen zwakke punten in systemen vast en bevelen corrigerende maatregelen aan.
Maar uiteindelijk zorgen ze ervoor dat hun organisaties beter functioneren en uw antwoorden op hun vragen zijn van cruciaal belang om dit mogelijk te maken. Hier zijn dus drie tips om te reageren op interne auditors wanneer ze bij u aankloppen.
Eerlijk gezegd
Interne auditors weten wanneer iets niet helemaal klopt. Geef ze geen reden om aan je geloofwaardigheid te twijfelen door niet helemaal eerlijk te zijn.
Als je het antwoord op een vraag niet weet, probeer er dan niet doorheen te bluffen. Je zult er gewoon voor zorgen dat je er gek uitziet als ze het echte antwoord vinden. De veel betere keuze is simpelweg te zeggen dat je het antwoord niet weet. Als het iets is dat je voor hen kunt onderzoeken, bied dan aan dat te doen. Mogelijk nemen ze u mee in de aanbieding of hebben ze al ideeën over hoe u het antwoord kunt krijgen.
Als u denkt dat de interne auditors uw antwoord misschien niet leuk vinden, schroom dan niet om uw antwoord te geven. Ze willen dingen begrijpen zoals ze echt zijn, dus zelfs als uw antwoord niet is wat hun werk gemakkelijker maakt of wat ze verwachten te horen, moeten ze de waarheid weten.
Stel dat ze niets weten over uw vakgebied
Interne auditors zijn meestal scherpe mensen, maar ze kunnen niet overal experts in zijn. Sommigen richten hun professionele opleiding en werken op bepaalde aspecten van interne audits zoals informatiesystemen of financiële dienstverlening, maar gaan er niet vanuit dat ze uw vakgebied kennen.
Het klinkt als een gegeven, maar het is gemakkelijk om gebruik te maken van jargon of het overslaan van stappen bij het beschrijven van processen. Wat een ondoordachte handeling voor u is, is waarschijnlijk niet voor de interne auditor die uw bedrijfsprocessen probeert te begrijpen. Denk na over elke actie die u onderneemt. Iets dat voor jou misschien een stap lijkt, kunnen verschillende stappen zijn die je door jaren van herhaling in je hoofd hebt versmolten.
Zelfs als het gesprek vervelend en overdreven eenvoudig lijkt, onthoud dan dat interne auditors processen proberen op te splitsen in hun kleinste activiteiten. Alleen dan kunnen ze vinden waar processen mis kunnen gaan.
Verbind de punten voor hen
Interne auditors deconstrueren niet alleen processen tot in het kleinste detail, maar zoeken ook naar de onderlinge verbondenheid tussen mensen en processen. Ze zoeken alle mensen die bij een proces betrokken zijn om te zien wie erbij betrokken moet zijn, wie er niet bij betrokken moet zijn, maar ook hoe deze mensen met elkaar omgaan en of er voldoende controles zijn om fraude, verspilling of misbruik te voorkomen of op te vangen .
Geef bij het reageren op interne auditors aan waar u en uw processen met anderen en hun processen omgaan. Door de stippen zo te verbinden, krijgen ze een duidelijker beeld van hoe de organisatie als geheel werkt. Dergelijke informatie geeft ook interne auditors aanwijzingen over met wie ze moeten spreken en waar ze aanvullende informatie kunnen vinden.
