Projectmanagementteam Verantwoordingstips

Inhoud

• Verantwoording afleggen tijdens de kickoff-bijeenkomst
• Markeer de onderlinge verbondenheid van taken
• Ontvang openbare toezeggingen voor actie-items
• Openbaar follow-up geven aan actiepunten
• Confronteer slechte prestaties
• Prestatieproblemen escaleren indien nodig

Verantwoording, die van cruciaal belang is voor het succes van elk project, betekent niet dat een projectmanager op babysitten, micromanage of wenkbrauwen moet letten om dingen voor elkaar te krijgen. Dergelijke tactieken veroorzaken vaak strijd en vijandigheid jegens de projectmanager. In plaats van de enige persoon te zijn die mensen verantwoordelijk houdt, is een betere aanpak die de projectmanager kan aannemen, het hele team in staat stellen om de verantwoordelijkheid van het project hoog te houden. Hier zijn zes manieren om verantwoording in een project in te bouwen:

Verantwoording afleggen tijdens de kickoff-bijeenkomst

De project kickoff meeting is een moment om het projectteam enthousiast te maken over het project en om verwachtingen te stellen over hoe het project zal verlopen. Het vooraf stellen van verantwoording als basisprincipe van het project is van cruciaal belang.

Tijdens de startbijeenkomst maken de projectsponsor en de projectmanager hun verwachtingen duidelijk. De projectsponsor merkt op hoe zij de projectmanager verantwoordelijk houden en hoe de projectmanager alle anderen verantwoordelijk houdt.

Verantwoording houdt daar niet op. Voortbouwend op deze punten laat de projectmanager de teamleden weten dat ze van hen verwachten dat ze hen ook verantwoordelijk houden voor de projectmanager. De projectmanager merkt ook op hoe zij verwachten dat teamleden elkaar verantwoordelijk houden. Elkaar uitroepen wordt aangemoedigd, zolang alle teamleden professionaliteit en respect voor anderen behouden.

Deze verklaringen vormen een duidelijk verantwoordingssysteem. De projectmanager is uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes van het project, maar om te slagen, verwacht de projectmanager dat iedereen verantwoordelijk is en elkaar verantwoordelijk houdt.

Markeer de onderlinge verbondenheid van taken

Projecten bevatten bijna altijd onderling afhankelijke taken. Sommige dingen moeten achter elkaar gebeuren om het project succesvol te maken. Aangezien een projectmanager de details van een project aan het team voorlegt, moet de projectmanager opzettelijk benadrukken hoe de taken elkaar kruisen.

Soms worden taken gelijktijdig uitgevoerd. Het kan gebeuren uit noodzaak of in het belang van efficiëntie. Nadat de taken zijn voltooid, worden hun werkproducten in een volgende taak gebruikt. De verantwoordingsstructuur werkt zoals in het bovenstaande voorbeeld. Degenen die aan de volgende taak werken, houden degenen die aan de voorgaande taken werken ter verantwoording.

Door de projectmanager teamleden te laten zien hoe taken zich tot elkaar verhouden en hoe elk teamlid goed werk moet leveren ten voordele van andere teamleden, stimuleert de projectmanager teamleden om elkaar verantwoordelijk te houden.

Als een teamlid een taak niet kan starten voordat een ander teamlid zijn taak heeft voltooid, heeft het afhankelijke teamlid een gevestigd belang bij het succes van het andere teamlid en houdt hij dat teamlid verantwoordelijk voor tijdige en hoogwaardige prestaties.

Ontvang openbare toezeggingen voor actie-items

Een van de redenen waarom projectmanagers teamvergaderingen houden, is om de volgende stappen te bepalen op basis van de voortgang van het project. Waar mogelijk moet alles volgens plan verlopen, maar als er onverwachte problemen opduiken, moeten ze worden afgehandeld.

Ongeacht wie ermee instemt om een ​​probleem aan te pakken, het teamlid dat de taak op zich neemt, de projectmanager moet documenteren wat er moet gebeuren en wanneer het voltooid moet zijn.

Het actiepunt moet dan worden opgenomen in vergadernotities of in een actiepuntenlogboek. Verschillende projectmanagementfilosofieën doen dit anders. De sleutel is om actiepunten op te schrijven voor toekomstige referentie.

Openbaar follow-up geven aan actiepunten

Wanneer teamleden toezeggingen doen, moet het hele team erop kunnen vertrouwen dat de taak wordt voltooid. Het is geweldig om die verplichtingen op te schrijven, maar de taken moeten worden voltooid.

Terwijl taken worden toegewezen, moet de projectmanager opvolgen om ervoor te zorgen dat teamleden zich aan hun woord houden. Het beste deel van het delen van verantwoording is dat projectmanagers niet de slechterik hoeven te zijn.

Zodra de projectmanager een sfeer van verantwoordelijkheid heeft gecreëerd, is het niet nodig dat de projectmanager iemand lastigvalt die niet doorgaat. De groepsdynamiek zorgt voor de situatie. Groepsdruk kan positief werken. De projectmanager hoeft alleen maar de aandacht op het actiepunt te vestigen en de verantwoordelijke te laten spreken.

Van tijd tot tijd moet de projectmanager wellicht indringende vragen stellen over waarom een ​​toezegging niet is nagekomen, maar meestal zal de verantwoordelijke persoon fouten, misrekeningen of belemmeringen melden en een nieuwe toezegging doen om het oorspronkelijke actiepunt en mogelijk om te boeten voor elk verloop in de uitvoering.

Confronteer slechte prestaties

De slechte prestaties van een projectteamlid zijn een probleem waar projectmanagers snel en diplomatiek mee moeten omgaan. Als andere teamleden van het projectteam zien dat slechte prestaties worden getolereerd, zal hun motivatie afnemen en zullen hun prestaties waarschijnlijk dienovereenkomstig afnemen.

Projectmanagers kunnen echter geen buzzsaws zijn die slechte presteerders verminderen als ze niet aan de verwachtingen voldoen. Het is een evenwichtsoefening tussen snel en menselijk handelen.

Slechte prestaties gaan niet vanzelf weg. Het mag niet blijven hangen, maar projectmanagers moeten slechte uitvoerders de tijd gunnen om hun gedrag te corrigeren zodra het onder hun aandacht is gebracht.

Prestatieproblemen escaleren indien nodig

Als het afhandelen van slechte prestaties één-op-één niet werkt, moet de projectmanager het probleem escaleren naar de supervisor van het teamlid. Als dat niet lukt, moet de projectsponsor mogelijk ingrijpen.

Voordat een probleem naar de projectsponsor wordt geëscaleerd, moet een projectmanager alle andere opties uitputten. In het geval van slechte prestaties, moet de projectmanager specifiek zijn tegenover de projectsponsor en aanbevelingen doen om het probleem op te lossen.

Als de projectmanager bijvoorbeeld wil dat het teamlid wordt begeleid door een tweedelijnsmanager, moet de projectmanager dat zeggen. Als de projectmanager wil dat het teamlid wordt vervangen, moet de projectmanager een dergelijk verzoek indienen. De projectmanager moet opties bieden en de voor- en nadelen van elke optie benadrukken.