Mijlpalen gebruiken in projectbeheer

Inhoud

• Wanneer projectmijlpalen gebruiken
• Hoe vaak u mijlpalen in uw plan plaatst
• Hoe mijlpalen worden weergegeven op uw Gantt-diagram
• Hoe mijlpalen te noemen
• Afmelden bij mijlpalen
• Mijlpalen gebruiken voor communicatie

Een van de bepalende kenmerken van een project is dat het een bepaalde tijd duurt. Dat kan van enkele weken tot meerdere jaren zijn, en in sommige gevallen tientallen jaren voor grootschalige bouwprojecten of openbare werken.

Om de voortgang onderweg bij te houden en ervoor te zorgen dat de belangrijkste resultaten worden behaald volgens de tijdlijn, gebruiken projectmanagers mijlpalen.

Een projectmijlpaal is een taak met een duur van nul die staat voor prestatie in het project. Ze worden gebruikt als een manier om voorwaartse beweging en vooruitgang te laten zien en mensen te laten zien wat er aan de hand is, zelfs als ze geen gedetailleerde kennis hebben van de taken die nodig zijn om daar te komen. In dat opzicht zijn ze zeer nuttig voor communicatie met belanghebbenden en het stellen van verwachtingen.

Wanneer projectmijlpalen gebruiken

Mijlpalen in projectmanagement worden gebruikt om te markeren:

• Het begin van belangrijke werkfasen
• Het einde van belangrijke werkfasen
• Deadlines
• Wanneer er een belangrijke beslissing wordt genomen
• Andere vaste tijdstippen die specifiek moeten worden geroepen

Hoe vaak u mijlpalen in uw plan plaatst

Een training zou kunnen aanbevelen om ongeveer één keer per maand mijlpalen in uw plan te plaatsen. Dit is prima en een goede vuistregel, maar je moet je professionele beoordelingsvermogen gebruiken. Sommige maanden kunnen veel activiteit hebben, waarbij belangrijke vergaderingen worden gemarkeerd als mijlpalen, beslissingen worden genomen en de ene fase wordt afgesloten en de andere begint.

In andere maanden ben je misschien gefocust op uitvoering, met heel weinig of helemaal niets waar je een mijlpaal aan kunt hangen.

Voor rapportagedoeleinden is het handig om een ​​reden te creëren om minimaal één keer in elke rapportagecyclus een mijlpaal te behalen.

Hoe mijlpalen worden weergegeven op uw Gantt-diagram

Mijlpalen zijn een van de componenten van een Gantt-diagram en worden op het diagram weergegeven als een diamant. Ze worden niet als een normale taak weergegeven omdat ze een duur van nul hebben: ze nemen met andere woorden geen tijd in beslag. Voor de planning op een Gantt-diagram gebeuren ze gewoon.

Als u geen Gantt-diagrammen gebruikt, kunt u nog steeds mijlpalen gebruiken. Hier zijn 5 alternatieven voor Gantt-grafieken: u kunt hiermee nog steeds mijlpalen in uw plan opnemen.

Als u persoonlijk georganiseerd wilt blijven en uw projectbeheersoftware niet volledig in uw agenda is geïntegreerd, kunt u de belangrijkste datums in uw agenda kopiëren en plakken. Afhankelijk van hoe u graag werkt, kan dit u eraan herinneren wat er moet komen.

Hoe mijlpalen te noemen

Mijlpalen moeten een duidelijke beschrijving hebben in uw projectplanning, maar niet een die impliceert dat ze een taak zijn. Ze zouden dus niet ‘Overeenstemming krijgen om over te gaan naar fase 2’ moeten worden genoemd, maar ‘Fase 2 begint’. Als je de inspanning wilt weerspiegelen om overeenstemming te bereiken om naar fase 2 te gaan, voeg dan een taak toe net voor de mijlpaal om deze te dekken.

Mijlpalen moeten het tijdstip dat ze vertegenwoordigen als volgt beschrijven:

• Testfase voltooid
• PID goedgekeurd
• Contract ondertekend

Veel projectmanagers kiezen ervoor om hun mijlpalen ook te nummeren om ze gemakkelijk te kunnen raadplegen. Als u een work breakdown structure gebruikt, kunt u de nummering daarvan gebruiken. Anders is het prima om M1, M2 enzovoort te gebruiken om duidelijk te maken waar u naar verwijst. Een duidelijke naamgevingsstructuur wordt belangrijker naarmate het aantal mijlpalen toeneemt, dus bedenk hoe u dit gaat doen als uw project meerdere maanden duurt.

Afmelden bij mijlpalen

Mijlpalen maken deel uit van uw projectplanning, dus als uw planning baselined is, moet u overwegen uw mijlpalen af ​​te melden.

Als u de datums van uw mijlpalen moet wijzigen, moet u uw standaard procedure voor wijzigingsbeheer gebruiken om uw plan aan te passen. Dit kan net zo eenvoudig zijn als chatten met uw projectsponsor en hen te laten weten waarom de datums moeten veranderen, of zo formeel als het opstellen van een nieuw aanbevolen schema en het naar een planningscomité brengen om het te bekrachtigen.

Het is het beste om uit te zoeken wat uw mijlpaal-afmeldingsproces zal zijn, indien van toepassing, voordat u het moet gebruiken, zodat u geen tijd verspilt wanneer u een wijziging moet aanbrengen.

Mijlpalen gebruiken voor communicatie

Mijlpalen zijn nuttig voor communicatie en rapportage omdat ze de minimale controlepunten in het plan vertegenwoordigen. Met andere woorden, als u alle andere taken zou verwijderen, kon u nog steeds zien wat er gebeurde en het project voortzetten met alleen de mijlpalen.

Je zou de mijlpalen moeten kunnen halen en op een dashboard of projectrapport kunnen zetten. Ze moeten het verhaal van het project voldoende gedetailleerd vertellen om de mensen aan wie u rapporteert tevreden te stellen, normaal gesproken uw projectsponsor of een andere uitvoerende groep zoals de stuurgroep (of de projectraad). Elke maand, of met de rapportagefrequentie die u gebruikt, kunt u laten zien welke mijlpalen zijn behaald.

Rapporteren tegen mijlpalen is vrij eenvoudig en wordt vaak gedaan als een tafel. U geeft een lijst van de beschrijving van de mijlpaal, de vervaldatum en vervolgens de nieuwe voorspelde datum. Wanneer de mijlpaal is bereikt en als voltooid kan worden gemarkeerd, voegt u die datum ook toe. Hopelijk is het hetzelfde als de voorspelde datum, maar projecten werken niet altijd zo.

Zo'n tafel maakt duidelijk wat er is ingevuld en wat er nog goed is. U kunt het antwoord op de vraag: 'Waarom hebben we die mijlpaal niet bereikt?' voordat u uw sponsor gaat ontmoeten of het rapport opstuurt.

Wanneer uw projectplan erg lang is en u veel mijlpalen heeft, zult u het gemakkelijker vinden om voltooide mijlpalen in elke rapportagecyclus in te leveren. Rapporteer alleen de mijlpalen die aanstaande of voltooide die maand zijn: neem volgende maand alles af wat vorige maand is voltooid, dus u voegt niet voortdurend toe aan de lengte van het rapport door mensen te vertellen over werk waarvan ze al weten dat het is voltooid.

Mijlpalen zijn een zeer nuttige tool voor projectbeheer voor planning, planning en rapportage en ze zijn gemakkelijk te gebruiken. Zet er een paar in je volgende projectplan, volg ze en je zult merken dat je leert welke frequentie voor jou het beste werkt.

Zoals met alles in projectbeheer, gebruik ze flexibel om het gewenste resultaat te leveren, met behulp van deze tips en richtlijnen om uw eigen beslissingen te informeren.