Professionele richtlijnen voor het schrijven van brieven en e-mails
Inhoud
- Professionele richtlijnen voor het schrijven van brieven en e-mails
- Contactgegevens
- Begroeting
- Hoofdtext van brief
- Sluitend
- Handtekening
- Een brief adresseren
- Uw correspondentie opmaken
- Richtlijnen voor het schrijven van brieven
- Voorbeelden en sjablonen
- Proeflezen en spellingcontrole
Wat is de beste manier om een professionele brief te schrijven - met een papieren brief of een e-mail? De ene is echt niet beter dan de andere. In sommige gevallen is het logisch om via e-mail te communiceren en soms moet u een traditionele getypte, gedrukte en ondertekende brief sturen. Wat u ook kiest, het is belangrijk om de beste professionele richtlijnen voor het schrijven en schrijven van e-mail en e-mail te volgen.
E-mail is sneller en gemakkelijker, maar sommige e-mailberichten worden nooit geopend en, afhankelijk van naar wie u schrijft en waarom u schrijft, moet u mogelijk een getypte en ondertekende brief mailen of deze zelfs online uploaden.
Het type bericht dat u kiest, hangt af van met wie u communiceert en het doel van uw correspondentie.
Professionele richtlijnen voor het schrijven van brieven en e-mails
Alle goedgeschreven brieven bevatten verschillende secties. De informatie die u in elke sectie en het algemene formaat opneemt, hangt af van of u een getypte brief of een e-mailbericht verzendt.
Het is essentieel dat u de verschillende delen van een brief kent en wat er in elke brief moet worden vermeld. U moet ook weten hoe u zowel getypte als e-mailcommunicatie moet adresseren en ondertekenen. De verschillende delen van een brief zijn als volgt:
- Contactgegevens
- Aanhef (begroeting)
- Hoofdtext van brief
- Sluitend
- Handtekening
Contactgegevens
De manier waarop u uw contactgegevens opneemt, is afhankelijk van de manier waarop u uw brief verstuurt. In een e-mailbericht staan uw contactgegevens aan het einde van het bericht, terwijl uw contactgegevens in een schriftelijke brief bovenaan de pagina staan. Dit is wat u moet opnemen in uw sectie met contactgegevens, plus voorbeelden voor zowel getypte brieven als e-mails.
Begroeting
De aanhef is het begroetingsgedeelte van uw brief met zoiets als 'Beste meneer Peterson' of 'Op wie het betrekking heeft'. Hier is een lijst met voorbeelden van brievenbegroeting die goed werken voor professionele correspondentie.
Hoofdtext van brief
De hoofdtekst van uw brief bevat verschillende alinea's. De eerste alinea moet een inleiding bevatten en een korte uitleg van uw reden voor schrijven. De tweede alinea (en eventuele volgende alinea's) moet uw redenen voor het schrijven nader toelichten. De laatste paragraaf moet ofwel actie van de lezer vragen, als u iets aanvraagt, of aangeven hoe u hierop zult reageren. Zorg ervoor dat u het doel van uw brief duidelijk maakt. De lezer moet weten waar u om vraagt en hoe zij u kunnen helpen. Of, als u services of assistentie aanbiedt, zorg ervoor dat duidelijk is wat u kunt bieden.
Sluitend
Een brief wordt afgesloten met een term als "Vriendelijke groeten" of "Met vriendelijke groet" gevolgd door een komma, dan uw handtekening als u een getypte brief verstuurt. Als u een e-mailbericht verzendt, typt u gewoon uw naam na het sluiten.
Handtekening
De laatste hand aan uw brief is uw handtekening, die in een e-mailbericht uw contactgegevens zal bevatten.
Een brief adresseren
Het is belangrijk om de persoon aan wie je schrijft formeel aan te spreken, tenzij je ze heel goed kent.
Uw correspondentie opmaken
Nu u over alle informatie beschikt die u in uw bericht moet opnemen, bekijkt u het standaardformaat dat u kunt gebruiken voor brieven en e-mailberichten.
Richtlijnen voor het schrijven van brieven
De volgende stap is het oppoetsen van je brief. Er moet voldoende ruimte zijn tussen de alinea's en de boven- en onderkant van de pagina. U wilt ook een leesbare, professionele stijl en lettergrootte kiezen. Wat u zegt, hangt af van de reden waarom u schrijft, dus zorg ervoor dat u uw brief afstemt op uw persoonlijke en professionele situatie.
Voorbeelden en sjablonen
Het gebruik van een sjabloon is een geweldige manier om uw eigen brief of e-mailbericht te starten, omdat u begint met het basisformaat. Vul gewoon uw informatie in het daarvoor bestemde gedeelte van de brief in.
Het is ook nuttig om naar voorbeelden te kijken, omdat u ideeën krijgt voor wat u in uw eigen correspondentie kunt zeggen.
Proeflezen en spellingcontrole
Ten slotte, voordat u uw brief afdrukt of uploadt of uw e-mailbericht verzendt, spellingcontrole, grammaticacontrole en proeflezen.
Een tip om ervoor te zorgen dat er geen fouten zijn, is om het hardop voor te lezen. Mogelijk merkt u de fouten die u hebt gemist door alleen te lezen.
