Office Assistant Skills List en verantwoordelijkheden

Video: Office Assistant Duties And Responsibilities (+ Salary info)

Inhoud

Verantwoordelijkheden van Office Assistant
Het gebruik van vaardigheidslijsten
Top Office Assistant-vaardigheden

Office-assistentposities (vergelijkbaar met persoonlijke assistenten) zijn te vinden in alle industrieën en delen een vrij grote reeks vaardigheden. Kantoorassistenten staan soms bekend als secretaresses of administratieve assistenten, maar wat ze doen is helpen bij het functioneren van een kantoor. Of het kantoor nu eigendom is van een advocatenkantoor, een medische praktijk, een onderwijsinstelling of een bedrijf, de behoeften zijn vergelijkbaar; iemand moet dossiers indienen, planningen bijhouden en zorgen voor routinematige communicatie namens de mensen die het kantoor gebruiken. Dat iemand jou zou kunnen zijn.

Verantwoordelijkheden van Office Assistant

Hoewel de functies van kantoorassistent over het algemeen op elkaar lijken, is de baan nog steeds variabel - het varieert gewoon van dag tot dag, in plaats van van kantoor tot kantoor. Vandaag kunt u optreden als receptioniste, morgen moet u misschien de printer repareren en de dag erna moet u de hele archiefkast de eenentwintigste eeuw in brengen. Je hebt een zeer brede set vaardigheden nodig om te slagen.

Kantoorassistenten behoren tot de grote onbezongen helden van de zakenwereld, want als je je werk goed doet, merkt niemand het op - het kantoor lijkt zichzelf te runnen. Maar sommige mensen genieten van het snelle maar flexibele werk, het gevoel dat ze centraal staan in alles. En een goede secretaresse kan nog steeds bijna overal werk vinden, in elke vorm van organisatie.

Het gebruik van vaardigheidslijsten

U kunt deze vaardigheidslijsten gebruiken tijdens uw zoektocht naar werk. Ten eerste fungeren de namen van deze vaardigheden als sleutelwoorden, dus gebruik er zoveel als je kunt bij het schrijven van je cv. Vertrouw niet op het inhuren van supervisors om erachter te komen dat u heeft wat ze willen, vertel het hen direct.

Ten tweede kunt u dezelfde zoekwoorden gebruiken in uw sollicitatiebrief. Richt u specifiek op de zaken waar uw toekomstige werkgever het meest om geeft. U zult uw onderzoek moeten doen, want hoewel banen voor kantoorassistenten vaak vergelijkbaar zijn, variëren de aanwervende supervisors in hun prioriteiten. De functiebeschrijving zal waarschijnlijk een lijst met vereiste vaardigheden bevatten. Besteed er aandacht aan.

Ten slotte kunt u deze discussie gebruiken om uw interview te plannen. Zorg ervoor dat u ten minste één voorbeeld bij de hand heeft voor een tijd waarin u vaardigheden uit elke hier vermelde categorie demonstreerde.

Het kan ook helpen om onze lijsten met vaardigheden te bekijken, gerangschikt per functie en vaardigheidstype.

Top Office Assistant-vaardigheden

Verbale communicatieve vaardigheden: Communicatie is een cruciale soft skill voor een kantoorassistent. U zult contact moeten hebben met uw supervisor, collega-kantoorpersoneel, de professionals die u assisteert en mogelijk klanten of mensen in andere kantoren van dezelfde organisatie. Jullie werken allemaal als een team en jullie zijn het belangrijkste communicatiecentrum. Je moet elke dag vrolijk, behulpzaam, goed geïnformeerd, welbespraakt en een goede luisteraar zijn.

Telefoons beantwoorden
Klantrelaties
Communicatie
Telefoongesprekken doorschakelen
Berichten opnemen
Telefoongesprekken routeren
Schakelbord
Telefoon
Verbale communicatie

Schriftelijke communicatieve vaardigheden: De meeste kantoormedewerkers schrijven veel. Ze kunnen memo's schrijven, formulieren invullen of brieven of e-mails opstellen. Sommigen maken inhoud voor de bedrijfswebsite of bewerken tekst voor anderen. Duidelijke, professionele schriftelijke communicatie is een must.

Correspondentie
E-mail
Mail
Mailings
Typen
Tekstverwerking
Geschreven communicatie

Vriendelijkheid: Een kantoorassistent kan de eerste persoon zijn die een klant ziet wanneer hij het kantoor binnenkomt. Als de primaire bewoner van het kantoor op dit moment afwezig is, is de kantoorassistent mogelijk de enige persoon met wie de bezoeker contact heeft. U moet bereid zijn elke bezoeker met een glimlach en een vriendelijk woord te begroeten en hen te helpen met alles wat ze nodig hebben, voor zover u dat kunt. Goede interpersoonlijke vaardigheden zijn dus een noodzaak.

Klantenservice
Bezoekers leiden
Flexibel
Vriendelijk
Groet gasten
Interpersoonlijk
Positieve instelling
Betrouwbaarheid
Welkom bezoekers

Technologische vaardigheden: Vroeger typten secretaresses veel. De tijden zijn veranderd en ook de technologie, maar kantoormedewerkers kunnen nog steeds verwachten dat ze veel tijd achter een toetsenbord zullen doorbrengen. In plaats van een typemachine, moet u uw weg vinden in verschillende softwaretoepassingen. Weten hoe u wat lichte technische ondersteuning kunt bieden en hoe u een weerbarstige printer kunt repareren, doet ook geen pijn.

Computer
Excel
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Technologie

Organisatie: Kantoorassistenten moeten buitengewoon georganiseerd zijn om hun vele taken effectief te kunnen uitvoeren. U moet ook helpen andere mensen georganiseerd te houden, van het bijhouden van agenda's tot het op orde houden van het kantoor.

Administratieve ondersteuning
Afspraken
Facturering
Kalenders
Klerikaal
Gegevensinvoer
Post bezorgen
Elektronische indiening
Onkostendeclaraties
Indiening
Receptie operaties
Geldbehandeling
Office-taken
Kantoorbenodigdheden
Voorraad inventaris
Kantoor artikelen
Kantoor-ondersteuning
Organisatie
Papierwerk
Verzending

Probleemoplossend vermogen: Problemen oplossen of kritisch denken zijn belangrijk voor elke kantoormedewerker, omdat u vaak de persoon bent waar anderen terecht komen met vragen of problemen.