Een succesvol media-evenement organiseren

Inhoud

• Begin met een persbericht
• Bekijk de telefoongesprekken
• Plan de tijd van uw evenement zorgvuldig
• Probeer niet alles te doen
• Maak het gemakkelijk om in en uit te stappen
• Overweeg de visuals
• Vergeet een persmap niet
• Zorg ervoor dat uw mediacontact beschikbaar is
• Gebruik werknemers met ervaring
• Bereid uw verklaring van tevoren voor
• Wat als de reporter niet wordt weergegeven?

Een van de gemakkelijkste manieren voor uw bedrijf om gratis media-aandacht te krijgen - ook wel bekend als 'verdiende media' - is via media-evenementen. Of je nu samenwerkt met verschillende sponsors om de minder bedeelden te helpen, of een persconferentie houdt om een ​​productrelease aan te kondigen, er zijn bepaalde stappen die je moet volgen om een ​​succesvol media-evenement te organiseren.

Begin met een persbericht

Door uw persbericht uit te sturen, kunnen de media beslissen of uw verhaal voldoende aandacht verdient. Daarom helpt het om je persbericht eenvoudig te houden en nooit een hype te gebruiken. Stations en kranten zijn op zoek naar nieuws; ze zijn niet op zoek naar een verkoopspiel.

Je hebt een venster om je persbericht te versturen. Je wilt het niet te vroeg verzenden en dan wordt het vergeten of begraven, en je wilt het niet te laat verzenden als er al andere verhalen zijn toegewezen, en ze passen gewoon niet bij je evenement Over het algemeen is twee tot drie dagen voor uw evenement voldoende vooraankondiging om de pers de tijd te geven om verslaggevers in te plannen.

U wilt er ook zeker van zijn dat u instructies en speciale instructies in uw persbericht opneemt. Als het hoofdkantoor van uw bedrijf zich op één locatie bevindt, maar uw evenement is 30 mijl verderop in uw fabriek, moet u dit duidelijk maken in uw release.

Bekijk de telefoongesprekken

Nadat u uw persbericht heeft verzonden, kunt u de redacteuren van de kranten of de producenten van de tv-stations bellen om te controleren of ze het ontvangen. Meer hoef je niet te vragen.

Het zal vaak het gesprek voor hen openen om je te vertellen of ze denken dat ze kunnen komen of niet. Maar zelfs als dat niet het geval is, wil je niet vragen of ze komen. Ze zullen er zijn als ze kunnen, maar ze zullen geen beloftes doen.

Houd er rekening mee dat nieuws of zware nieuwsdagen kunnen voorkomen dat ze op het laatste moment komen. Je wilt ze niet lastig vallen om te zien of ze komen, zelfs niet op de dag van het evenement wanneer je daar staat te wachten tot verslaggevers verschijnen.

U wilt ook kijken hoe laat u belt. Bellen om tien minuten voor 17.00 uur Het lijkt misschien het einde van de dag voor jou, maar voor een producer is dat tien minuten tot een nachtelijk journaal. De beste tijden om te bellen zijn over het algemeen rond 10.00 uur en tussen 13.00 uur en 14.30 uur.

Plan de tijd van uw evenement zorgvuldig

Iedereen werkt aan deadlines. Kranten hebben tijden vastgesteld waarop ze het nummer van de volgende dag naar bed brengen. Het betekent dat als ze om 17.00 uur naar uw evenement komen. op donderdag verschijnt de dekking mogelijk pas op zaterdag.

Tv-stations hebben over het algemeen een ochtend, middag, 17:00, 18:00, 10:00 en / of 23:00 uur. nieuwsuitzendingen gedurende de week, afhankelijk van uw tv-markt. Dekking krijgen als uw media-evenement om 16:00 uur begint. kan erg lastig zijn. Ze springen niet zomaar in hun nieuwsauto en rijden als een gek om je band om vijf uur in de lucht te krijgen. Er moet een script worden geschreven en een tape moet worden bewerkt.

Plan de tijd van uw evenement zodat het niet alleen handig is voor de verslaggevers, maar vergroot ook uw kansen om directer zichtbaar te worden.

Probeer niet alles te doen

Hoe verleidelijk het ook is om regisseur te worden, vertel de verslaggever, fotografen of videografen niet welke foto's u wilt dat ze maken. U wilt een zekere band met hen opbouwen en een relatie beginnen met de krant of het tv-station. Je wint geen vrienden door ze te vertellen hoe ze hun werk moeten doen.

Maak het gemakkelijk om in en uit te stappen

Als je het evenement organiseert in je 50.000 vierkante meter grote fabriek en het gebied waar je media toestaat zich aan de achterkant van het gebouw bevindt, geef ze dan zo gemakkelijk mogelijk toegang. Laat ze niet aan de voorkant van het gebouw parkeren en sleep hun uitrusting dan helemaal naar achteren als je er iets aan kunt doen. Als er een manier is om naar achteren te rijden, laat de media dan de routebeschrijving in uw persbericht weten en markeer duidelijk de weg wanneer ze aankomen.

U wilt ook overwegen welk deel van uw faciliteit strikt verboden is. Als je bijvoorbeeld een lange wandeling niet kunt vermijden, wil je dan echt dat de media met camera's door je hele gebouw lopen? Dat betekent niet dat ze gaan fotograferen wat ze maar willen. Maar veel bedrijven hebben een strikt beleid over waar camera's en niet-werknemers terecht kunnen om eigendomsredenen.

Overweeg de visuals

Denk goed na over uw beelden. Geef de media zoveel mogelijk hands-on ervaring. Een half uur over een product praten en dan verwijzen naar de foto in de brochure is iets waar de media niet eens voor hoeven op te komen. Onthoud dat ze de beelden doorgeven aan uw potentiële klanten - hun kijkers of lezers - dus het is belangrijk om uw publiek in gedachten te houden, zodat u de dekking krijgt die u nodig heeft.

Vergeet een persmap niet

Voeg de informatie over uw evenement toe en deel deze uit aan de media. Deze informatie helpt hen het verhaal te schrijven, maar helpt je ook meer controle over het nieuws te krijgen, omdat je hen de cruciale informatie geeft.

Zorg ervoor dat uw mediacontact beschikbaar is

Vergeet niet om uw mediacontact beschikbaar te stellen voor vragen. Als een verslaggever aanvullende vragen heeft, moet hij of zij uw mediacontact snel kunnen bereiken. Zorg ervoor dat u het telefoonnummer van het mediacontact en eventuele andere contactgegevens in uw persmap vermeldt.

Gebruik werknemers met ervaring

U hoeft de woordvoerders van uw evenement niet te beperken tot uw eigen mediacontact. Als een medewerker een betere soundbite kan geven omdat ze meer ervaring hebben met het ontwikkelen en werken met een bepaald product, stel ze dan zeker beschikbaar voor vragen.

Bereid uw verklaring van tevoren voor

Als je van plan bent om voor de camera of met een journalist te praten, bedenk dan van tevoren wat je wilt zeggen. Het kan helpen om een ​​vriend die niet bekend is met uw bedrijf, uw persmap te laten lezen en vragen te stellen. Op basis van deze vragen en wat eigen brainstorming, komt u met een lijst met antwoorden. Je wilt niet gerepeteerd klinken, maar je wilt ook niet onvoorbereid klinken of vaak "Umm ..." zeggen.

Je wilt ook de verschillende soorten mediums overwegen. De krant heeft andere behoeften dan televisie en vice versa. Een krantenverslaggever kan u vragen stellen die heel anders zijn dan een tv-verslaggever. Elk medium heeft verschillende manieren om uw nieuws te presenteren, dus ze hebben het type nodig dat het beste bij hun publiek past.

Wat als de reporter niet wordt weergegeven?

Het station of de krant kan heel goed een fotograaf of videograaf sturen in plaats van een verslaggever. Dat betekent niet dat jouw verhaal voor hen niet belangrijk is. Ze zouden er niet zijn als ze niet van plan waren je verhaal te vertellen, dus behandel iedereen die goed komt opdagen.

Als een videograaf zijn spullen sleept, geef hem dan geen persmap. Bied aan om het voor ze te dragen totdat ze de foto's hebben gekregen die ze nodig hebben. Als u ze behandelt als een tweederangs burger, komt u terug naar het station en kan dit uw kansen op toekomstige berichtgeving schaden.