Feedback geven aan defensieve werknemers
Inhoud
Feedback is een van de krachtigste tools in de toolkit van de manager om de prestaties op de werkplek te verbeteren.
- Positieve feedback is gericht op het identificeren en versterken van het gedrag dat hoge prestaties bevordert.
- Constructieve feedback - vaak aangeduid als negatieve feedback - is gericht op het identificeren en bevorderen van gedragsverandering die afbreuk doet aan hoge prestaties.
Effectieve feedback is specifiek voor het gedrag (negatief of positief) en wordt zo dicht mogelijk bij de gebeurtenis gegeven. Hoewel gemotiveerde professionals zowel positieve als constructieve feedback waarderen, voelen managers zich vaak ongemakkelijk bij het geven van feedback, met name alles wat als negatief wordt beschouwd. In enquêtes en onderzoeken zijn managers die worstelen met het leveren van constructieve feedback bezorgd dat ze niet aardig zullen worden gevonden, of ze vrezen een incident te creëren door kritiek te geven.
Door de suggesties in dit artikel op te volgen en te oefenen, kan de manager de angst wegnemen bij het geven van negatieve feedback en het gesprek tot een constructief evenement maken.
10 tips om u te helpen negatieve feedback te geven
- Krijg je emoties onder controle. Je wilt de acties van iemand anders niet bekritiseren als je boos of boos bent. Als de temperatuur hoog is, neem dan de tijd om de zaken af te laten koelen. Hoewel effectieve, constructieve feedback zo dicht mogelijk bij het waargenomen incident wordt gegeven, is het, als de situatie verhit is, prima om een vergadering voor de volgende dag te plannen.
- Geef nooit negatieve feedback voor het teamlids. Zoek een privéplek. Houd de vergadering in uw kantoor of plan een vergaderruimte voor uw feedbackgesprek.
- Focus op het waargenomen gedrag, niet op de persoon. Onthoud dat het doel van constructieve feedback is om gedrag te elimineren dat afbreuk doet aan hoge prestaties. Als het individu merkt dat hij of zij persoonlijk wordt aangevallen, zal hij zich snel verdedigen en zal de kans op een zinvolle discussie verloren gaan.
- Wees specifiek. Effectieve feedback is specifiek. Suggestie, 'John, dat heb je zeker misleid', is misschien waar, maar het vertelt John niet wat hij verkeerd heeft gedaan. Hetzelfde geldt voor Mary dat ze te vaak te laat op haar werk komt. Beschrijf in plaats daarvan het zeer specifieke gedrag en identificeer de zakelijke implicaties van het gedrag. Bijvoorbeeld: 'Mary, als je te laat bent voor je dienst, moeten we iemand van de eerdere dienst afhouden. Dit betekent dat we overuren moeten betalen; het hindert je collega en het kan de kwaliteit verminderen als ze je specifieke baan niet begrijpen. je begrijpt?"
- Wees op tijd. Als u ooit een lange lijst met negatieve feedbackreacties op een jaarlijkse prestatiebeoordeling heeft ontvangen, begrijpt u hoe waardeloos deze input lang daarna is. Alle soorten feedback moeten zo snel mogelijk na het evenement worden gegeven.
- Blijf kalm. Ongeacht hoe overstuur je bent, het loont nooit om de controle over je emoties te verliezen. Zoals hierboven vermeld, als u tijd nodig heeft om uw emoties te verzamelen, stel de discussie dan een paar uur of maximaal een dag uit. Herinner jezelf eraan dat feedback de bedoeling heeft om verbetering te bevorderen en benader de discussie met deze positieve houding.
- Bevestig je vertrouwen in de persoon opnieuw. Het versterkt stap drie, maar hier vertel je hen dat je nog steeds in hen als persoon en in hun capaciteiten gelooft; het is gewoon hun prestatie die je wilt dat ze veranderen. Zeg iets als "je bent een goede klantenservicemedewerker, dus ik weet zeker dat je de behoefte ziet om geduldiger te zijn met klanten."
- Stop met praten en nodig de andere partij uit om mee te doen. Nadat je de persoon hebt verteld welke specifieke, recente acties ongepast waren en waarom, stop dan met praten. Geef de ander de kans om op je uitspraken te reageren en verhelderende vragen te stellen.
- Definieer een akkoord dat voor beide partijen aanvaardbaar is. Spreek af welke toekomstige prestaties geschikt zijn voor de werknemer. Als er specifieke dingen zijn die de werknemer moet doen of moet stoppen, zorg er dan voor dat deze duidelijk zijn geïdentificeerd. Als u iets moet doen, misschien een aanvullende opleiding voor de werknemer, moet u dat ook afspreken.
- Stel een tijd vast voor follow-up.Het instellen van een duidelijke datum en tijd om acties en verbeteringen te beoordelen, is een belangrijk onderdeel van het feedbackproces. Het stelt verantwoording vast en verbetert de kans op prestatieverbetering.
En onthoud, nadat u de constructieve feedback hebt gegeven en overeenstemming hebt bereikt over een oplossing en een vervolgplan, gaat u verder met uw werk. Koester geen slechte wil jegens de werknemer omdat ze een fout hebben gemaakt. Hang niet over hen uit angst dat ze nog een fout kunnen maken. Bewaak hun prestaties zoals u alle werknemers doet, maar raak niet geobsedeerd.
