Belangrijke presentatievaardigheden voor succes op de werkplek

Inhoud

• Wat zijn presentatievaardigheden?
• Presentatiefasen
• Soorten presentatievaardigheden
• Analytisch
• Organisatie
• Non-verbale communicatie
• Presentatie software
• Spreken in het openbaar
• Onderzoek
• Verbale communicatie
• Schrijven
• Meer presentatievaardigheden
• Hoe u uw vaardigheden kunt laten opvallen

Of u nu een leidinggevende op hoog niveau of een administratieve assistent bent, het ontwikkelen van uw presentatievaardigheden is een belangrijke manier om te klimmen in een kantoorbaan. Leiders nemen beslissingen op basis van informatie die wordt gedeeld in presentatieformaat, en bijna geen enkel bedrijf verandert van gedachten zonder eerst een overtuigende presentatie te zien.

Niet alle presentaties vinden plaats tijdens een formele bijeenkomst. Veel presentatievaardigheden zijn relevant voor één-op-één-consulten of verkoopgesprekken.

Het is voor elke kantoormedewerker belangrijk om te weten welke stappen er nodig zijn om een ​​effectieve presentatie te maken en welke presentatievaardigheden het belangrijkst zijn voor werkgevers.

Door deze vaardigheden te benadrukken, kunt u ook opvallen tijdens uw zoektocht naar een baan.

Wat zijn presentatievaardigheden?

Presentatievaardigheden verwijzen naar alle kwaliteiten die u nodig hebt om een ​​duidelijke en effectieve presentatie te creëren en af ​​te leveren. Hoewel wat u zegt tijdens een presentatie belangrijk is, waarderen werkgevers ook de mogelijkheid om ondersteunend materiaal te maken, zoals dia's. Uw potentiële werkgever wil misschien dat u briefings en rapporten aan collega's geeft, trainingssessies geeft, informatie aan klanten presenteert of een aantal andere taken uitvoert waarbij u voor een publiek spreekt.

Het houden van boeiende en gemakkelijk te begrijpen gesprekken is een belangrijk onderdeel van de sterke mondelinge communicatieve vaardigheden die voor veel functies een vereiste zijn.

Presentatiefasen

Elke presentatie bestaat uit drie fasen: voorbereiding, levering en follow-up. Alle presentatievaardigheden passen in een van deze drie fasen.

Voorbereiding omvat onderzoek en het bouwen van de presentatie. Dit kan betekenen dat u de hele tekst moet maken (of op zijn minst aantekeningen moet maken) en dat u dia's en ander ondersteunend visueel / audiomateriaal moet maken. Je moet er ook voor zorgen dat de juiste locatie van tevoren beschikbaar is en correct is ingesteld en dat de projector werkt (als je er een nodig hebt) en verbinding maakt met je laptop. Je zult je presentatie ook zo vaak willen oefenen als je nodig hebt om je comfortabel en met vertrouwen te kunnen presenteren binnen de tijd die voor de presentatie is uitgetrokken.

Vaardigheden met betrekking tot voorbereiding zijn onder meer:

• Onderzoek doen met betrekking tot uw presentatieonderwerp
• Het bedenken van grafieken en grafieken die uw onderzoeksresultaten weergeven
• Leer over uw publiek om uw presentatie beter af te stemmen op hun behoeften
• Digitale dia's maken
• Een presentatie opdelen in delen van redelijke lengte
• Statistieken effectief gebruiken om een ​​publiek te overtuigen
• Met concrete voorbeelden en verhalen om punten te illustreren en de aandacht van het publiek vast te houden
• Hand-outs of digitale referenties voorbereiden zodat het publiek niet bezig is met het maken van aantekeningen
• Presentaties effectief promoten om een ​​geschikt publiek te genereren

Levering is het deel dat het publiek ziet. Een goede levering hangt af van een zorgvuldige voorbereiding en een zelfverzekerde presentatie en vereist zijn eigen onderscheidende vaardigheden.

Vaardigheden met betrekking tot levering zijn onder meer:

• Een opvallende opening bieden voor een gesprek
• Een samenvatting geven van wat zal worden behandeld om een ​​presentatie te introduceren en context te bieden
• Gebruik lichaamstaal en oogcontact om energie en vertrouwen over te brengen
• Pauzeren om belangrijke punten te benadrukken
• Modulerende stem voor nadruk
• Helder en soepel articuleren
• Injectie van humor
• Spreken met enthousiasme en animatie
• Vertrouwen uitstralen
• Samenvatting van de belangrijkste punten bij de conclusie
• Vragen beantwoorden om punten te verduidelijken

Opvolgenomvat het correct afbreken en opslaan van apparatuur, contact opnemen met de toehoorders met wie u akkoord bent gegaan om verder te communiceren, en feedback vragen, verzamelen en analyseren. In sommige presentaties verzamelt u mogelijk informatie van leden van het publiek - zoals namen en contactgegevens of ingevulde enquêtes - die u ook moet organiseren en opslaan.

Vaardigheden met betrekking tot follow-up zijn onder meer:

• Een evaluatieformulier maken om feedback van deelnemers te vragen
• Feedback van evaluaties interpreteren en inhoud en / of levering aanpassen voor toekomstige presentaties
• Organiseren van een database van aanwezigen voor toekomstige presentaties
• Het interviewen van belangrijke bezoekers om extra feedback te krijgen
• Presentatiedia's e-mailen naar deelnemers

Soorten presentatievaardigheden

Analytisch

De beste presentatoren verbeteren voortdurend hun vaardigheden. Om beter te worden, moet je eerlijk naar je prestaties kunnen kijken, de feedback die je krijgt beoordelen en uitzoeken wat je moet doen om te verbeteren. Dat vergt analytisch denken.

Wat nog belangrijker is, je moet de informatie die je gaat communiceren goed begrijpen. U moet uw publiek analyseren en bereid zijn om snel na te denken als u vragen stelt die u dwingen aan te tonen dat u zich volledig bewust bent van het materiaal en de implicaties ervan.

• Probleemgevoeligheid
• Rapportage
• Landmeetkunde
• Optimalisatie
• Voorspellende modellen
• Probleemoplossing
• Herstructurering
• Strategische planning
• Integratie
• Procesmanagement
• Voortdurende verbetering
• Diagnostiek
• Ontleden
• Evalueren
• Oordeel

Organisatie

U wilt niet de persoon zijn die de helft van hun presentatietijd besteedt aan het zoeken naar een kabel om hun laptop op de projector aan te sluiten. Er kunnen veel dingen fout gaan vlak voor een presentatie, en dat zal waarschijnlijk ook gebeuren, tenzij u georganiseerd bent.

Presentatievoorbereiding betekent ook het bijhouden van aantekeningen, informatie en start- / stoptijden.

Een presentatie die in de helft van de toegewezen tijd voorbij is, is problematisch, evenals een die te langdradig is.

Ten slotte wilt u alle materialen die u voor de presentatie wilt gebruiken, opnieuw proeflezen en verfijnen.

• Evenement planning
• Controle
• Benchmarking
• Prioritering
• Record houden
• Het roosteren
• Aandacht voor detail
• Snel denken

Non-verbale communicatie

Wanneer je met een publiek spreekt, kan de manier waarop je jezelf presenteert net zo belangrijk zijn als hoe je je informatie presenteert. Je wilt zelfverzekerd en boeiend overkomen. Je kunt dit doen door een goede houding, het gebruik van handgebaren en oogcontact met het publiek. Oefen je non-verbale communicatie door jezelf te filmen tijdens een oefenpresentatie en je lichaamstaal zorgvuldig te observeren.

• Actief luisteren
• Lager
• Evenwicht
• Vertrouwen
• Emotionele intelligentie
• Respect
• Groepsdiscussie faciliteren
• Bewustzijn van etnische, politieke en religieuze diversiteit

Presentatie software

Microsoft PowerPoint is de dominante software die wordt gebruikt om visuele hulpmiddelen voor presentaties te maken. Leer het goed te gebruiken, inclusief de speciale functies buiten basissjablonen die een presentatie echt tot leven kunnen brengen. Zelfs als iemand anders uw diavoorstelling voor u voorbereidt, helpt het om te weten hoe u de software moet gebruiken in geval van last-minute wijzigingen.

• Microsoft Office
• Ontwerp
• Keynote
• Google Presentaties
• Adobe Presenter

Spreken in het openbaar

Je moet comfortabel en boeiend overkomen als je voor een live publiek spreekt, ook als je dat niet bent. Dit kan jaren duren en soms is spreken in het openbaar niet voor bepaalde mensen bedoeld. Een ongemakkelijke presentator is voor iedereen een uitdaging. Gelukkig kunnen spreekvaardigheid in het openbaar verbeteren door te oefenen.

• Articulatie
• Verloving
• Beoordeling van de behoeften van het publiek
• Overleg plegen
• Omgaan met moeilijke vragen
• Beheersing van faalangst
• Memorisatie
• Modulerende stem

Onderzoek

Onderzoek is de eerste stap bij het voorbereiden van de meeste presentaties en kan variëren van een meerjarig proces tot 20 minuten online besteden, afhankelijk van de context en het onderwerp. U moet op zijn minst in staat zijn om onderzoeksvragen duidelijk in te kaderen, geschikte informatiebronnen te identificeren en uw resultaten te organiseren.

• Brainstormen
• Samenwerking
• Big data-analyse
• Bedrijfsinformatie
• Berekenen
• Zaak analyse
• Causale relaties
• Classificeren
• Vergelijkende analyse
• Data interpretatie
• Deductieve redenering
• Inductief redeneren
• Zoekmachineonderzoek

Verbale communicatie

Spreken in het openbaar is een vorm van verbale communicatie, maar je hebt andere vormen nodig om een ​​goede presentatie te geven. U moet met name weten hoe u vragen moet beantwoorden. U moet in staat zijn om vragen van uw publiek te begrijpen (zelfs als ze vreemd of slecht geformuleerd zijn) en respectvolle, eerlijke en nauwkeurige antwoorden te geven zonder off-topic te worden.

• Actief luisteren
• Focus
• Empathie
• Omgaan met moeilijke vragen
• Assertiviteit
• Adviseren
• Bevestiging
• Uitspraak

Schrijven

Je hebt misschien wel of geen geschreven script nodig, maar je moet wel vooraf plannen wat je gaat zeggen, in welke volgorde je het gaat zeggen en op welk detailniveau. Als je een samenhangend essay kunt schrijven, kun je een presentatie plannen.

• Grammatica
• Spelling
• Woordenschat
• Proeflezen
• Contouren maken
• Notities maken
• Documentmarkeringen

Meer presentatievaardigheden

• Samenvatten
• verkoop
• Overreding
• Anekdotes geven om een ​​punt te illustreren
• Humor
• Opleiding
• Repeteren
• Hand-outs ontwerpen
• Bezwaar herkennen en tegengaan
• Het stellen van indringende vragen om meer details over specifieke kwesties te ontlokken
• Kritiek ontvangen zonder verdediging
• Zich onthouden van te vaak spreken of anderen onderbreken
• Anticiperen op de zorgen van anderen
• Productkennis
• SWOT-analyseformaat
• Ondersteunende verklaringen met bewijs
• Meertalig
• Contracten
• Werken met recensenten
• Consistentie
• Standaard operationele procedures (SOP's) ontwikkelen en onderhouden
• Een propositie statement ontwikkelen
• Creativiteit
• Logica
• Verwachtingen creëren en beheren
• Motivatie
• Coaching

Hoe u uw vaardigheden kunt laten opvallen

INCLUSIEF VAARDIGHEDEN OP UW CV: Indien van toepassing, kunt u deze woorden vermelden in uw cv-samenvatting of kop.

HOOGTEPUNTEN VAARDIGHEDEN IN UW COVERBRIEF: Noem een ​​of twee specifieke presentatievaardigheden en geef voorbeelden van gevallen waarin u deze eigenschappen op de werkplek heeft gedemonstreerd.

TOON UW PRESENTATIEVAARDIGHEDEN IN VACATURES:Tijdens het interviewproces wordt u mogelijk gevraagd om een ​​voorbeeldpresentatie te geven. In dit geval wil je deze vaardigheden tijdens de presentatie belichamen. U wilt bijvoorbeeld uw mondelinge communicatieve vaardigheden demonstreren door tijdens de presentatie duidelijk en beknopt te spreken.