Basisprojectbeheer 101

Inhoud

• Wat is projectmanagement?
• De elementen van een project
• Het belangrijkste element: toepassingsgebied
• Middelen
• Tijd
• Geld
• Projectmanagement is een kunst en een wetenschap

Projectmanagement is een van de meest cruciale onderdelen van een succesvol bedrijf. Het beïnvloedt inkomsten en passiva en het heeft uiteindelijk een wisselwerking met de tevredenheid en retentie van klanten of klanten. Uw bedrijf heeft misschien maar één project tegelijk in de maak, terwijl andere grotere bedrijven en entiteiten meerdere projecten tegelijk kunnen jongleren. Door hun aard zijn projecten tijdelijk.

Projecten zijn een middel om een ​​doel te bereiken en het doel zal uiteindelijk worden bereikt. Uw bedrijf kan doorgaan naar een ander project ... of niet. Misschien was het een eenmalige doelstelling.

Projecten zorgen voor een groeiende behoefte bij de beroepsbevolking. Het Project Management Institute schatte dat er in de periode 2010-2020 wereldwijd meer dan 15 miljoen nieuwe projectmanagementfuncties zouden worden toegevoegd.

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement is niet de volledige operatie van uw bedrijf. Het is maar één segment, een gespecificeerd project met een gedetailleerd plan over hoe u en uw bedrijf dat doel gaan bereiken. Het is een plan dat in een reeks stappen is uitgewerkt, elk van hen is net zo belangrijk als de andere. Je moet er een bereiken om goed door te gaan naar de volgende.

Zie projectmanagement als een ladder die je moet beklimmen. Je kunt niet naar de top springen. U moet het sport voor sport gebruiken voor maximale efficiëntie. Uw team moet de hun ter beschikking gestelde tools en hun expertise en kennis toepassen om elke stap uit te voeren en door te gaan naar de volgende.

Het is gemakkelijk genoeg om te zeggen dat je naar Box A wilt gaan, dus je gaat 25 stappen in die richting zetten. Maar u moet ook rekening houden met tijdoverwegingen in uw projectplan en u moet hoogstwaarschijnlijk binnen een budget werken. Je zou die 25 stappen kunnen kruipen of je zou kunnen joggen. Het hangt ervan af hoe snel u daar moet komen voor een succesvolle afronding van het project. U kunt geld besparen door te voet te reizen of u kunt een chauffeur inhuren. Het hangt af van het budget dat u aan het project heeft besteed.

Er is geen uniforme aanpak, systeem of plan. Elk project dat u en uw bedrijf aanpakken, heeft waarschijnlijk zijn tijdlijn, doel en budget. Daarom is het zo belangrijk om een ​​slimme, getalenteerde projectmanager te hebben om de show te leiden.

De elementen van een project

Een succesvolle projectmanager moet tegelijkertijd vier basiselementen van een project beheren. Deze elementen hangen met elkaar samen.

• Reikwijdte: Dit betreft de omvang, doelen en vereisten van het project.
• Middelen:Je hebt mensen, uitrusting en materialen nodig.
• Tijd: Dit gaat niet alleen over hoeveel tijd het project in het algemeen in beslag zal nemen. Het moet worden onderverdeeld in taakduur, afhankelijkheden en kritisch pad.
• Geld:Houd de kosten, onvoorziene uitgaven en winst goed in de gaten.

Het belangrijkste element: toepassingsgebied

De projectomvang is de definitie van wat het project moet bereiken en de budgetten voor tijd en geld die zijn gecreëerd om deze doelstellingen te bereiken. Elke wijziging in de reikwijdte van het project moet een bijpassende wijziging in budget, tijd, middelen of alle drie hebben.

Als het projectomvang is om een ​​gebouw te bouwen om drie widgets te huisvesten met een budget van $ 100.000, wordt van de projectmanager verwacht dat hij dat doet. Als het bereik wordt gewijzigd in een gebouw voor vier widgets, moet de projectmanager een passende wijziging in tijd, geld en middelen verkrijgen.

Middelen

Er zijn drie aspecten van het begrijpen en beheren van bronnen: mensen, apparatuur en materiaal.

Een succesvolle projectmanager moet de middelen die aan het project zijn toegewezen effectief beheren, inclusief leden van het projectteam, leverancierspersoneel en onderaannemers. Hij moet ervoor zorgen dat zijn werknemers de vaardigheden en hulpmiddelen hebben die ze nodig hebben om de klus te klaren, en hij moet voortdurend controleren of hij genoeg mensen heeft om het project binnen de gestelde termijn te voltooien. Het is zijn taak ervoor te zorgen dat iedereen de taak en projectdeadlines begrijpt.

Het senior lid van elke groep medewerkers rapporteert aan de projectmanager wanneer hij directe medewerkers aanstuurt, maar medewerkers kunnen ook een lijnmanager hebben die technische leiding geeft. In een matrixmanagementsituatie als een projectteam is het de taak van de projectmanager om projectleiding te geven aan de lijnmanagers. Het beheren van onderaannemingscontracten voor arbeidskrachten betekent meestal het managen van de teamleider voor de onderaannemers, die op hun beurt die arbeiders beheren.

Een projectmanager moet vaak apparatuur en materialen aanschaffen en het gebruik ervan beheren, zodat het team efficiënt kan werken. Hij is verantwoordelijk voor het op het juiste moment hebben van de juiste apparatuur en materialen op de juiste locatie.

Tijd

De drie elementen van succesvol tijdbeheer zijn taken, planning en kritisch pad.

Stel het projectschema op door in volgorde alle taken op te sommen die moeten worden voltooid. Sommige moeten achter elkaar worden gedaan, terwijl andere elkaar kunnen overlappen of achter elkaar kunnen worden gedaan. Wijs aan elke taak een duur toe. Wijs de benodigde middelen toe. Bepaal voorgangers - welke taken vóór anderen moeten worden voltooid - en opvolgers, de taken die pas kunnen beginnen nadat elke andere taak is voltooid. Dit aspect van projectmanagement wordt soms aangeduid als waterval beheer omdat de ene taak de andere in min of meer opeenvolgende volgorde volgt.

Projectbeheersoftware kan de taak van het maken en beheren van het projectschema vereenvoudigen.

Sommige taken hebben een beetje flexibiliteit in hun vereiste begin- en einddatum. Dit wordt 'zweven' genoemd. Andere taken hebben geen flexibiliteit. Ze hebben geen zweven. Een lijn door alle taken zonder zweven wordt de genoemd kritisch pad. Alle taken op dit pad - en er kunnen meerdere, parallelle paden zijn - moeten op tijd worden voltooid als het project binnen de deadline moet zijn afgerond. De belangrijkste tijdmanagementtaak van de projectmanager is het bewaken van het kritieke pad.

Geld

De drie overwegingen bij het beheren van geld zijn kosten, onvoorziene uitgaven en winst.

Elke taak heeft kosten, of dat nu de arbeidsuren van een computerprogrammeur zijn of de aankoopprijs van een kubieke meter beton. Elk van deze kosten wordt geschat en opgeteld bij het opstellen van het projectbudget.

Sommige schattingen zijn nauwkeuriger dan andere. De projectbegroting moet daarom een ​​onvoorziene vergoeding bevatten - geld dat in de begroting is gereserveerd "voor het geval dat" de werkelijke kosten van een post enorm verschillen van de schatting.

Winst is het geld dat het bedrijf met de taak wil verdienen. Het komt bovenop de kosten.

Een projectbudget is dus samengesteld uit de geschatte kosten, plus de onvoorziene kosten, plus eventuele winst. Het is de taak van de projectmanager om de werkelijke kosten op of onder de geschatte kosten te houden en de winst die het bedrijf op het project verdient te maximaliseren.

Projectmanagement is een kunst en een wetenschap

Succesvol projectmanagement vergt oefening. Deze ideeën kunnen u een basiskennis geven van projectbeheer, maar beschouwen het slechts als een begin. Als uw baan of carrièrepad projectbeheer omvat en als u uw vaardigheden wilt verbeteren, praat dan met succesvolle projectmanagers, lees en oefen. Projectmanagement kan een zeer lonende carrière zijn.