Organigrammen gebruiken als managementtool

Inhoud

• "Standaard" organigrammen
• Verwarrende organigrammen
• Organigrammen als een managementtool
• De manier waarop het moet worden gedaan
• De manier waarop een organigram zou moeten zijn

Organigrammen, of kortweg organigrammen, worden gebruikt om mensen de beoogde structuur van een organisatie te laten zien. Deze 'formele' organisatie moet de machtsstructuur van het bedrijf weerspiegelen. Soms dienen de organigrammen alleen om mensen te verwarren over wat de structuur werkelijk is. Dit is meestal niet opzettelijk, maar WEERGEEFT eerder de verwarring van de betrokken mensen.

Het is echter ook mogelijk om een ​​organigram als managementtool te gebruiken om de doelstellingen van uw organisatie te bereiken. We zullen typische voorbeelden van "standaard" organigrammen bekijken. We zullen kijken naar verwarrende organigrammen. Ten slotte bespreken we het gebruik van de organigram als managementtool.

"Standaard" organigrammen

Standaard organigrammen worden doorgaans gebruikt om mensen de beoogde structuur van de organisatie te laten zien. Deze 'formele' organisatie moet de machtsstructuur van het bedrijf weerspiegelen. Vaak weerspiegelt het alleen de verantwoordelijkheidsstructuur. De echte kracht in de organisatie volgt vaak communicatielijnen in plaats van lijnen in de organigram.

De kaarten zijn typisch piramidevormig. Ze laten de verantwoordelijke bovenaan zien. Hieronder staan ​​geclusterde ondergeschikten, meestal in steeds kleinere vakjes. Gewoonlijk worden individuen die op hetzelfde horizontale niveau in de organigram worden weergegeven, gezien als "peers" binnen de organisatie.

Deze organogram van het Department of Computing (DOC) van het Imperial College is typerend voor de piramidekaart. Het afdelingshoofd heeft vijf directeuren die rechtstreeks aan hem rapporteren, plus een plaatsvervangend hoofd en een zoekcomité. Elk van de bestuurders heeft hun directe verslagen in de groene ovalen onder hun comités.

Verwarrende organigrammen

Soms kunnen de organigrammen mensen verwarren over wat de structuur werkelijk is. Dit is meestal niet opzettelijk, maar weerspiegelt eerder de verwarring van de betrokken mensen. Als je niet zeker bent van de functionele relaties van de groep, of als ze vaak veranderen, is het vrijwel onmogelijk om ze nauwkeurig in kaart te brengen.

Misschien is de meest voorkomende plaats om verwarrende organigrammen te vinden bij de Amerikaanse federale overheid. De Org Chart voor de afdeling Computer Science & Mathematics van Oak Ridge National Laboratory geeft niet snel inzicht in de structuur van de organisatie. Het lijkt erop te wijzen dat elf functies rechtstreeks aan de directeur rapporteren.

Hoewel de span of control (het aantal directe meldingen dat een manager effectief kan begeleiden) aanzienlijk varieert, vinden we het moeilijk te geloven dat dit een optimaal functionerende organisatie is. Sommige leiders van de functies zijn waarschijnlijk 'gelijker'. Als we de communicatiestroom binnen deze organisatie in kaart zouden brengen en de hoeveelheid tijd die elke ondergeschikte met de directeur doorbracht, zouden sommige van de directe rapporten waarschijnlijk opnieuw moeten worden geclassificeerd als ondergeschikten van andere functies.

Organigrammen als een managementtool

Organigrammen zijn meestal een reactief in plaats van een proactief apparaat. We hebben een organisatie gecreëerd of laten evolueren, en die is gegroeid. Het is niet meer duidelijk voor de mensen binnen de organisatie, of voor de mensen met wie ze communiceren, wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarom stellen we een aantal dozen en lijnen op om te laten zien wie wat doet. Vervolgens voegen we onderbroken lijnen en soortgelijke kunstmatige apparaten toe om te laten zien dat wat we eerst hebben getekend niet altijd het geval is.

Een betere optie is echter om een ​​organigram te maken die weergeeft waar u de organisatie naartoe wilt, in plaats van gewoon weer te geven hoe het nu is. Als u een platte, horizontale organisatie wilt, tekent u de organigram op die manier. Laat zien dat zes of acht (of zelfs elf zoals we hierboven zagen) managers rapporteren aan de VP. Laat zien dat alle tien programmeurs rechtstreeks rapporteren aan de projectmanager.

Als uw organisatie vertrouwt op kwaliteitscirkels of productieteams om haar missie te volbrengen, moet u dat in uw organigram laten zien. Voel je niet beperkt om je te houden aan horizontale groeperingen en verticale lijnen. Als uw werknemers hun rol hierdoor duidelijker zullen begrijpen, kunt u cirkels, omgekeerde driehoeken of wat u maar nodig heeft gebruiken.

Er zijn veel softwareproducten op de markt om u te laten zien hoe u wilt dat uw organisatie functioneert. OrgPlus is een voorbeeld van de soorten tools die kunnen worden gebruikt om veel aspecten van het bedrijf te verduidelijken, waaronder organigrammen.

De manier waarop het moet worden gedaan

Het onderstaande voorbeeld is een weergave van een organigram, waar ik enorm van onder de indruk was. Het werd vrijgegeven om een ​​nieuw tijdperk in te luiden voor een bedrijf dat creatieve, nieuwe actie van al zijn werknemers nodig had.

Het laat duidelijk de platte, horizontale structuur zien die bedoeld is om communicatie en innovatie te bevorderen. Het toont duidelijk het team gevormd door de twee topfunctionarissen, indicatief voor wat van de medewerkers wordt verwacht. Toch behoudt het de ondubbelzinnige lijnen van eindverantwoordelijkheid. De president leidt duidelijk het bedrijf, maar iedereen weet dat ze hun steentje moeten bijdragen om te slagen.

De manier waarop een organigram zou moeten zijn

Het is nog te vroeg om te zeggen of deze organogram het gewenste effect zal hebben. Het is nog maar een paar weken op zijn plaats. De bedrijfsleiders hebben het echter duidelijk gebruikt als een effectief managementinstrument om hun organisatie te helpen haar nieuwe doelen te bereiken.