Welke informatie wordt opgeslagen in medische dossiers van werknemers?
Inhoud
Het medisch dossier van de werknemer is de opslagplaats voor alles wat te maken heeft met gezondheid, gezondheidsvoordelen, gezondheidsgerelateerd verlof van werknemers, en selectie van vergoedingen en dekking voor de werknemer. De werkgever houdt voor elke werknemer een medisch dossier apart bij. De inhoud van deze bestanden wordt nooit vermengd met enig ander personeelsdossier zoals het personeelsdossier.
Aangezien het medisch dossier gevoelige en vertrouwelijke informatie bevat, moet het op een veilige, afgesloten en ontoegankelijke locatie staan. De archiefkast met medische dossiers van werknemers moet ook worden vergrendeld en HR-personeel moet de enige sleutels hebben. De toegang tot medische dossiers van werknemers is beperkt tot personeelszaken.
De Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA) vereist dat werkgevers de medische dossiers van werknemers als vertrouwelijk beschermen; medische dossiers moeten apart en afgezien van andere zakelijke dossiers worden bewaard. Sla nooit medische dossiers van werknemers op in het algemene personeelsdossier van de werknemer.
Vanwege de vertrouwelijkheid van de informatie moeten records worden geïsoleerd van bestanden waartoe werknemers zoals supervisors of managers toegang hebben. (Eigenlijk wordt dit ook aanbevolen voor personeelsdossiers in het algemeen - geef alleen HR-personeel toegang.)
Inhoud van het Medisch Medisch Dossier
Dit zijn de soorten items die veilig moeten worden opgeborgen in het medische dossier van de werknemer. Als u twijfelt, vergis u zich dan in het beschermen van de medisch gerelateerde informatie van uw werknemers.
- Aanvragen en formulieren voor ziektekostenverzekeringen
- Aanvragen en formulieren voor levensverzekeringen
- Aangewezen informatie over de begunstigde
- Aanvragen voor andere personeelsbeloningen waarvoor mogelijk medische informatie nodig is, zoals een zichtverzekering
- Verzoeken om betaalde of onbetaalde medische verzuimverlof
- Family Medical and Leave Act (FMLA) rapporten en gerelateerde aanvragen en papierwerk
- Door een arts ondertekend FMLA-papierwerk
- Documentatie over de ziekten van een familielid of kind waarvoor u FMLA-tijd aanvraagt om doorlopende zorg te verlenen
- Medisch gerelateerde verlofdocumentatie voor werknemers die niet in aanmerking komen voor FMLA-vrije tijd
- Artsonderzoeken, aantekeningen, correspondentie en aanbevelingen
- Medisch gerelateerde excuses voor verzuim of traagheid van een arts
- Beperkingen voor medische taken met documentatie van de adviserende arts
- Ongevallen- en letselrapporten, inclusief door OSHA vereiste documenten
- Compensatierapporten van werknemers over letsel of ziekte
- Elk ander formulier of document dat persoonlijke medische informatie over een werknemer bevat
Als u deze bestanden vertrouwelijk houdt, zullen uw werknemers u vertrouwen en zult u de geest en de betekenis van de wet hooghouden.
Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en wettigheid. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de arbeidswet- en regelgeving varieert van staat tot staat en van land tot land. Vraag juridische bijstand of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om er zeker van te zijn dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld voor begeleiding, ideeën en hulp.
