10 essentiële stappen om op te nemen in een projectplan

Inhoud

• Projectdoelen
• Projectbereik
• Mijlpalen en belangrijke resultaten
• Work Breakdown Structure
• Begroting
• Human Resources Plan
• Risicobeheerplan
• Communicatieplan
• Stakeholder Management Plan
• Change Management Plan

Een projectplan is het resultaat van een nauwgezette planning door een projectmanager. Het is het hoofddocument dat aangeeft hoe een project zal verlopen, volgens de intenties van de manager voor elk belangrijk facet van het project. Hoewel projectplannen van bedrijf tot bedrijf verschillen, zijn er tien cruciale elementen of stappen die in een effectief projectplan moeten worden opgenomen om verwarring en gedwongen improvisatie tijdens de projectuitvoeringsfase te voorkomen.

Projectdoelen

Projectdoelen worden gedefinieerd in een projectcharter, maar ze moeten ook worden opgenomen in het projectplan om de doelen van het project verder uit te leggen of om het charter als bijlage op te nemen. Ongeacht hoe een projectmanager ervoor kiest om de doelen in het projectplan op te nemen, het belangrijkste is om een ​​duidelijke link te behouden tussen het projectcharter - het eerste sleuteldocument van een project - en het tweede sleuteldocument van het project, het projectplan.

Projectbereik

Net als projectdoelen wordt de reikwijdte vastgelegd in het charter en moet deze in het projectplan verder worden verfijnd door de projectmanager. Door de scope te definiëren, kan de projectmanager beginnen te laten zien hoe het doel of het eindproduct van het project er uiteindelijk uit zal zien. Als het bereik niet is gedefinieerd, kan het gedurende het hele project worden uitgebreid en leiden tot kostenoverschrijdingen en gemiste deadlines.

Als u bijvoorbeeld een marketingteam leidt om een ​​brochure voor de productlijn van een bedrijf te maken, moet u aangeven hoeveel pagina's het zal zijn en voorbeelden geven van hoe het eindproduct eruit zou kunnen zien.

Voor sommige teamleden kan een brochure twee pagina's bevatten, terwijl anderen tien pagina's als voldoende beschouwen. Door het bereik te definiëren, kan het hele team bij het begin op dezelfde pagina komen.

Mijlpalen en belangrijke resultaten

De belangrijkste prestaties voor een project worden mijlpalen genoemd en de belangrijkste werkproducten worden belangrijke producten genoemd. Ze vertegenwoordigen allebei de grote componenten van het werk aan een project. Een projectplan moet deze items identificeren, definiëren en deadlines stellen voor de voltooiing ervan.

Als een organisatie een project uitvoert om nieuwe software te ontwikkelen, kunnen grote resultaten de definitieve lijst zijn met zakelijke vereisten en hoe deze te implementeren.

Daarna zou het project mijlpalen kunnen hebben voor het voltooien van het ontwerp, het testen van het systeem, het testen van gebruikersacceptatie en de uitroldatum van de software. Aan deze mijlpalen zijn werkproducten gekoppeld, maar ze gaan meer over de processen dan over de producten zelf.

Mijlpalen en belangrijke leverbare deadlines hoeven geen exacte datums te zijn, maar hoe nauwkeuriger, hoe beter. Nauwkeurige datums helpen projectmanagers om werkstructuren nauwkeuriger af te breken.

In deze fase van het plan creëer je mijlpalen, zodat je grote of hoge prestaties kunt leveren en ze kunt opsplitsen in kleine prestaties, die in de volgende stap kunnen worden beschreven.

Work Breakdown Structure

Een work breakdown structure (WBS) deconstrueert de mijlpalen en belangrijke resultaten in een project in kleinere delen, zodat voor elk facet één persoon de verantwoordelijkheid kan krijgen. Bij het ontwikkelen van de work breakdown structure houdt de projectmanager rekening met veel factoren, zoals de sterke en zwakke punten van projectteamleden, de onderlinge afhankelijkheden tussen taken, beschikbare middelen en de algehele projectdeadline.

Projectmanagers zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes van het project, maar ze kunnen het werk niet alleen doen. De WBS is een hulpmiddel dat de projectmanager gebruikt om de verantwoording over het project te verzekeren, omdat het de projectsponsor, projectteamleden en belanghebbenden vertelt die waarvoor verantwoordelijk zijn. Als de projectmanager zich zorgen maakt over een taak, weten ze precies wie ze moeten ontmoeten met betrekking tot die zorg.

Begroting

Het budget van een project laat zien hoeveel geld is toegewezen om het project te voltooien. De projectmanager is verantwoordelijk voor de juiste verdeling van deze middelen. Voor een project met leveranciers zorgt de projectmanager ervoor dat de leveringen worden uitgevoerd volgens contractvoorwaarden, met bijzondere aandacht voor kwaliteit. Sommige projectbudgetten verwijzen naar het personeelsplan.

Het is belangrijk om de kosten voor elke mijlpaal en prestatie vast te stellen door te kijken hoeveel tijd er nodig is en de arbeidskosten die nodig zijn om de taken te voltooien. De kosten van het project zijn afhankelijk van hoe lang het project duurt, wat teruggaat tot de reikwijdte van het project. De reikwijdte, mijlpalen, taken en budget moeten op elkaar zijn afgestemd en realistisch zijn.

Human Resources Plan

Het personeelsplan laat zien hoe het project zal worden bemand. Het HR-plan, ook wel bekend als het personeelsplan, bepaalt wie er in het projectteam zal zitten en hoeveel tijd elke persoon moet besteden. Bij het uitwerken van dit plan onderhandelt de projectmanager met teamleden en hun leidinggevenden hoeveel tijd elk teamlid aan het project kan besteden. Als er extra personeel nodig is om te overleggen over het project maar deel uitmaakt van het projectteam, wordt dat ook vastgelegd in het personeelsplan. Ook hier worden passende toezichthouders geraadpleegd.

Risicobeheerplan

Er kunnen veel dingen misgaan bij een project. Hoewel anticiperen op elke mogelijke ramp of kleine hapering een uitdaging is, kunnen veel valkuilen worden voorspeld. In het risicomanagementplan identificeert de projectmanager risico's voor het project, de waarschijnlijkheid dat die scenario's zich zullen voordoen en strategieën om deze te mitigeren. Om dit plan te formuleren, vraagt ​​de projectmanager input van de projectsponsor, het projectteam, stakeholders en interne experts.

Er worden mitigatiestrategieën ingevoerd voor risico's die zich waarschijnlijk zullen voordoen of waaraan hoge kosten zijn verbonden. Risico's die onwaarschijnlijk zijn en die lage kosten hebben, worden in het plan vermeld, ook al hebben ze geen risicobeperkende strategieën.

Communicatieplan

Een communicatieplan schetst hoe een project aan verschillende doelgroepen wordt gecommuniceerd. Net zoals de structuur voor werkverdeling, wijst een communicatieplan de verantwoordelijkheid voor het voltooien van elk onderdeel toe aan een projectteamlid.

In deze stap is het belangrijk om te schetsen hoe problemen binnen het team worden gecommuniceerd en opgelost en hoe vaak er wordt gecommuniceerd met het team en de belanghebbenden of de baas. Elk bericht heeft een beoogd publiek. Een communicatieplan helpt projectmanagers ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomt.

Stakeholder Management Plan

Een stakeholdermanagementplan identificeert hoe stakeholders in het project zullen worden gebruikt. Soms hoeven belanghebbenden alleen informatie te ontvangen. Dat kan geregeld worden in het communicatieplan. Als er meer van belanghebbenden nodig is, zet een stakeholderbeheerplan uiteen hoe dit zal worden verkregen.

Change Management Plan

Een verandermanagementplan schetst een kader voor het aanbrengen van wijzigingen in het project. Hoewel projectmanagers de neiging hebben om wijzigingen in het project te vermijden, zijn ze soms onvermijdelijk. Het verandermanagementplan biedt protocollen en processen voor het aanbrengen van wijzigingen. Het is cruciaal voor verantwoordelijkheid en transparantie dat projectsponsors, projectmanagers en projectteamleden het verandermanagementplan volgen.