Meeting Management Practices helpen de productiviteit te verbeteren
Inhoud
- Meeting Management Key - Stand PAT
- Start uw vergaderingen op tijd
- Houd de vergadering op onderwerp
- Vergaderingen / notulen bewaren en verspreiden
- Het komt neer op
We brengen veel van ons werk door in vergaderingen. In veel gevallen leiden slechte praktijken voor vergaderbeheer tot een onproductief gebruik van de tijd van de deelnemers. In een gerelateerd artikel bieden we richtlijnen voor het omzetten van vijf veelvoorkomende vergaderscenario's in productieve evenementen. Hier zijn aanvullende ideeën om het nut, de productiviteit en de impact van vergaderingen te versterken.
Meeting Management Key - Stand PAT
Sommige managers hebben een P.A.T. benadering van vergaderingen, waarvoor een Purpose, een EENgenda, en een Timeframe. Door de deelnemers voorafgaand aan de sessie met deze kritieke punten te bewapenen, zorgt u ervoor dat mensen bereid zijn om deel te nemen en de algemene intentie van de vergadering ondersteunt. Een duidelijke P.A.T. overzicht helpt om een productieve sessie te garanderen.
Het doel van de bijeenkomst moet je in maximaal 1 of 2 zinnen kunnen omschrijven. 'Deze bijeenkomst is om de nieuwe marketingcampagne te plannen' of 'deze bijeenkomst is om het nieuwe beleid van de verzending voor het afhandelen van retourzendingen te herzien'. Het doel helpt ervoor te zorgen dat iedereen weet waarom ze er zijn, wat er moet gebeuren en hoe de voortgang kan worden begeleid en tot een conclusie kan worden geleid.
Stel een agenda op. Maak een lijst van de items die u gaat bekijken / bespreken / inspecteren. We geven graag een tijdslimiet aan elk agendapunt (zie hieronder) en identificeren de persoon die verantwoordelijk is voor het modereren van de discussie. Stel een tijdschema in; stel op zijn minst een begin- en eindtijd in. We raden ook aan om voor elk agendapunt een tijdsduur in te stellen. Deze moeten overeenkomen met de totale vergaderperiode.
Start uw vergaderingen op tijd
Als je in een van die culturen werkt waar mensen tot vijf of tien minuten na de geplande starttijd naar vergaderingen druppelen, is het tijd om een nieuwe trend te beginnen. Een bedrijf moedigt zijn managers aan om de deur op het geplande startuur te sluiten, en laatkomers zijn niet welkom. Hoewel dit misschien draconischer is dan u wilt doen, moet u er geen moeite mee hebben om de vergadering op orde te brengen, het doel te herzien en verwachtingen en timing te bevestigen.
Wacht niet tot achterblijvers verschijnen. Als iemand te laat komt, ga dan niet terug en bekijk wat er al is gedekt. Ga verder met uw vergaderonderwerpen. Dit zal ongemakkelijk zijn voor de achterblijver en de kans vergroten dat hij / zij op tijd bij de volgende vergadering arriveert.
Als de organisator / sponsor van de vergadering niet op tijd komt, overweeg dan de vergadering te annuleren en ga weer aan het werk. Een wachttijd van vijf tot zeven minuten is redelijk. De kans is groot dat de organisator van de vergadering een onverwachte moeilijkheid tegenkomt en dat u liever geen tijd verspilt met wachten op hem / haar.
Houd de vergadering op onderwerp
Een goede gewoonte is om iemand de rol toe te wijzen om iedereen op het goede spoor te houden tijdens de vergadering. Te vaak drijven discussies af en degraderen dan tot een werveling van meningen, ideeën, feiten en emoties. Wijs in plaats daarvan de rol toe en informeer alle aanwezigen dat deze persoon tussenkomt als en wanneer de discussie van de agenda en een specifiek gespreksonderwerp afwijkt. In sommige bedrijven wordt naar deze rol verwezen als de 'Traffic Cope', in andere 'Topic Keeper'. Ongeacht het label, de rol is uiterst nuttig bij het versterken van de effectiviteit en productiviteit van uw vergaderingen.
Als er extra onderwerpen ontstaan die niet op de agenda staan maar belangrijk zijn om te bespreken, moeten die duidelijk worden vastgelegd en op de "parkeerplaats" worden geplaatst voor toekomstige overweging en discussie of voor een discrete vergadering. De eigenaar van de vergadering behoudt zich het recht voor om een kleine uiteenlopende discussie toe te staan als dit het algemene doel van de vergadering ondersteunt.
Vergaderingen / notulen bewaren en verspreiden
Iemand anders dan de organisator van de vergadering moet de vergadering notuleren. Een goede opname van de notulen omvat:
- Vergadertijd, datum, locatie
- Beschrijving van het doel
- Kopie van de agenda
- Lijst van deelnemers en een lijst van degenen die niet aanwezig waren
- Een gedetailleerde samenvatting van conclusies, actiepunten, verantwoordelijkheden en data voor voltooiing. Veel notities gebruiken de agenda als leidraad voor het opsommen van de conclusies en acties.
- Geplande vervolgbijeenkomst indien nodig.
Verspreid in het ideale geval de notulen zo snel mogelijk na afloop van de bijeenkomst en absoluut binnen één werkdag. De notulen en notities dienen als een belangrijke herinnering voor de deelnemers en als informatiebron voor andere belanghebbenden of voor degenen die de bijeenkomst hebben gemist. De notulen zijn een geweldig hulpmiddel om mensen en teams te herinneren aan hun toegewijde vervolgacties.
Het komt neer op
Het is mogelijk dat een bijeenkomst een positief resultaat zal opleveren, waardoor projecten en mensen vooruit kunnen komen, reken er maar niet op. Enige toewijding en doelbewuste versterking van uw technieken voor vergaderbeheer zullen uw kansen op een geweldig resultaat vergroten.
