Hoe prestatiebrieven van berisping van werknemers te schrijven

Inhoud

• Onderdelen van berisping
• Het belang van handtekeningen
• Geef een kans voor reactie van werknemers
• Voorbeeldbrief van berisping
• Voorbeeldbrief van berisping # 1 (tekstversie)
• Voorbeeldbrief van berisping # 2 (tekstversie)
• Bevestiging van ontvangst door werknemer

Berispenbrieven zijn brieven die door de leidinggevende zijn geschreven om een ​​officiële verklaring te geven van een prestatieprobleem dat een werknemer moet verbeteren. Berispenbrieven zijn vaak een stap in het formele disciplinaire actieproces dat kan resulteren in aanvullende disciplinaire maatregelen voor de werknemer tot en met ontslag als de werknemer er niet in slaagt te verbeteren.

Berispenbrieven zijn een belangrijk onderdeel in de documentatie van een prestatieprobleem voor de werknemer en de werkgever. Schriftelijke berisping geeft duidelijk en specifiek aan welke prestatie moet verbeteren en wat de consequenties zijn als de prestatie niet verbetert.

Deze formele zakelijke brieven volgen doorgaans na pogingen tot verbale coaching door een leidinggevende. Ze komen echter vaak voor een verbale correctie voor de werknemer - een verbale waarschuwing of formele verbale waarschuwing genoemd. Alle stappen moeten gericht zijn op het prestatieprobleem of gerelateerde prestatieproblemen.

Onderdelen van berisping

Effectieve berispingbrieven hebben verschillende onderdelen gemeen. Ze moeten een duidelijke verklaring hebben over het probleem of het prestatieprobleem dat de werknemer moet verbeteren. Het kan verschillende voorbeelden opsommen van manieren waarop de werknemer zijn prestaties kan veranderen om aan de prestatieverwachtingen te voldoen. Door voorbeelden te geven krijgt de werknemer een gedeeld beeld - gedeelde betekenis - rond de verwachtingen van de leidinggevende en het bedrijf.

Voeg indien relevant een tijdlijn toe waarbinnen de prestaties van de werknemer moeten verbeteren. Deze referentie kan de vorm hebben van een vervaldatum of einddatum waarop de supervisor de prestaties van de werknemer opnieuw zal evalueren.

Leg uit hoe de niet-prestatie van invloed is op niet alleen de werknemer, maar ook de werkplek en het succes van de organisatie. Geef een duidelijke verklaring over de gevolgen die een werknemer kan verwachten als zijn prestaties niet verbeteren zoals beschreven in de berisping.

Het belang van handtekeningen

De handtekening van de leidinggevende of de manager van de medewerker is belangrijk bij berisping. In de brief staat doorgaans dat de handtekening van de werknemer aangeeft dat hij de brief heeft ontvangen. Het betekent niet noodzakelijkerwijs dat ze het eens zijn met de inhoud. U moet specifiek zijn in de formulering, zodat de werknemer begrijpt dat hij bevestigt dat de ontvangst niet verkeerd is.

Geef een kans voor reactie van werknemers

U moet de werknemer de kans geven om te reageren op de kwesties die in de berisping worden genoemd. Het bezwaarschrift moet schriftelijk, gedateerd en ondertekend zijn door de werknemer. De werknemer kan instemmen, het oneens zijn, berouw tonen, enzovoort. Door de werknemer geschreven weerleggingen worden bij de originele berisping gevoegd.

Voorbeeldbrief van berisping

Dit is een voorbeeld van een berisping. Download de sjabloon voor de berisping (compatibel met Google Docs en Word Online) of kijk hieronder voor meer voorbeelden.

Voorbeeldbrief van berisping # 1 (tekstversie)

Aan: Jeffery Jones

Van: George Peterson

Datum: 1 september 2018

Re: Brief van berisping

Dit is een formele berisping om u ervan op de hoogte te stellen dat uw prestaties niet voldoen aan de verwachte bijdragen. In uw baan als technisch expert voor klantenondersteuning werden de functieverwachtingen ontwikkeld door de hele groep van technische ondersteuningsdeskundigen en hun manager. Dit betekent dat ze de geaccepteerde standaard zijn voor de prestaties van elke technische ondersteuningsdeskundige.

U presteert niet op de volgende manieren.

• Het aantal klanten dat u in een week bedient, ligt 30% onder de norm die de rest van de technische ondersteuningsdeskundigen ontmoet.
• De moeilijkheidsgraad van de problemen waar u op reageert, ligt 40% onder de norm die de rest van het personeel behaalt.
• De tijd die klanten met u aan de telefoon doorbrengen, is 25% langer dan de rest van het personeel.

Zoals u kunt zien, slaagt u niet in de drie belangrijkste prestatiemetingen voor uw werk. Je leidinggevende heeft meerdere keren met je gesproken en je hebt aanvullende training gekregen. Daarom zijn wij van mening dat u niet bereid bent te presteren. Dit heeft een negatieve invloed op de werklast van de rest van de technische staf.

We moeten een onmiddellijke verbetering zien op alle drie de prestatiegebieden of er zullen aanvullende disciplinaire maatregelen tot en met beëindiging van het dienstverband plaatsvinden. We hebben er vertrouwen in dat u kunt verbeteren. We moeten onmiddellijke verbetering zien.

George Peterson, supervisor

Marian Demark, Human Resources Manager

Voorbeeldbrief van berisping # 2 (tekstversie)

Aan: Linda Rodriguez

Van: Mary Wilmont

Datum: 1 september 2018

Re: Brief van berisping

Het doel van deze berisping is om u formeel op de hoogte te stellen dat uw aanwezigheid een negatieve invloed heeft op uw vermogen om uw werk te voltooien. Hoewel werknemers die zijn vrijgesteld, niet verplicht zijn om specifieke uren te werken, is een werkweek van veertig uur standaard en wordt verwacht.

U bent sinds uw nieuwe baan minimaal één dag per week niet opdagen voor uw werk en werkt slechts tweeëndertig uur per week. Uw manager heeft u geïnformeerd over de beschikbaarheid van FMLA-vrije tijd voor persoonlijke of familiale medische problemen. Hij heeft je ook gevraagd of je een woonruimte nodig hebt om je werk goed te kunnen doen.

Hij heeft voorgesteld dat u de afdeling Human Resources bezoekt om deze kwesties en uw aanwezigheid te bespreken. U heeft alle drie de kansen die we hebben aangeboden om u te helpen deze slechte prestaties te verbeteren, afgewezen.

De realiteit is dat u uw werk niet in minder dan veertig uur kunt uitvoeren. U mist deadlines voor uw werkopdrachten en uw laattijdigheid heeft een negatieve invloed op het werk van uw marketingafdelingsmedewerkers. Ze missen hun deadlines omdat u niet presteert.

Bovendien zorgt uw onvoltooide werk wanneer het wordt toegewezen aan uw collega's voor een overbelasting van hun werk, omdat ze al banen hebben waarvoor veertig uur werk per week nodig is. Dit is oneerlijk en we zullen deze negatieve effecten op de werkplek vanaf nu niet tolereren.

We moeten een onmiddellijke verbetering van uw aanwezigheid zien of we zullen uw dienstverband beëindigen. Dit betekent dat u vijf dagen per week naar het werk moet gaan. Als je vijf dagen per week niet naar het werk gaat, kun je de doelen waarvoor je werkt niet halen.

Ons standaard betaald verlofbeleid geeft u zes betaalde ziektedagen en twee persoonlijke verlofdagen die u meer dan een jaar moet gebruiken. U moet van tevoren vakantiedagen aanvragen.

U heeft al vier van uw ziektedagen en al uw persoonlijke dagen gebruikt met uw huidige afwezigheid. We zijn niet van plan u meer tijd te geven. Hierdoor heb je slechts twee ziektedagen en je betaalde vakantietijd die je van tevoren moet aanvragen.

Als u boven uw beschikbare betaalde vrije tijd afwezig bent, beëindigen wij uw dienstverband. We hopen dat u begrijpt hoe dicht u bij het verliezen van uw baan bent. Je ontvangt geen waarschuwingen meer.

Vriendelijke groeten,

Mary Wilmont, Manager

Thomas Credence, Human Resources Director

Bevestiging van ontvangst door werknemer

Het is belangrijk om een ​​papieren spoor van berisping van acties door werknemers te creëren. Dit proces zorgt voor het bewijs dat de werknemer voldoende op de hoogte is gebracht van problemen en er zijn maatregelen genomen, zoals counseling, om de situatie te verhelpen.

Een eenvoudige ontvangstbevestiging voor begeleiding maakt duidelijk dat de werknemer een berisping heeft ontvangen.