Hoe u uw papierwerk kunt organiseren

Inhoud

• Beginnen
• Verzamel uw documenten
• Categoriseer
• Afzonderlijke vitale documenten
• Dupliceer uw portemonnee
• Creëer een eenvoudig archiveringssysteem
• Lopend onderhoud

De meeste mensen denken pas aan een belangrijk document als ze het nodig hebben. Als je papieren overal liggen en je hebt geen centraal organisatiesysteem in je thuiskantoor, kun je veel tijd en energie verspillen aan het zoeken naar dingen. Misschien verlies je zelfs iets.

Beginnen

Met een paar eenvoudige stappen kunt u uw belangrijke papieren documenten ordenen: u hebt een kleine archiefkast met twee lades of een draagbare hangende archiefdoos nodig, hangende bestanden in zes verschillende kleuren, Manilla derde snede, mappen op het bovenste tabblad en een optionele brandwerende kluis. Of u kunt een grote map en tab-inserts kopen. Nu ben je klaar om te beginnen.

Verzamel uw documenten

Voordat u al uw belangrijke documenten kunt ordenen, moet u ze lokaliseren. Soms is het makkelijker gezegd dan gedaan. Controleer de lades van uw thuiskantoor en de papieren op uw bureau of tafel. Controleer de stapels papier die uw werkbladen in de keuken rommelig maken, evenals keukenladen en manden. Kijk op je slaapkamer dressoir en nachtkastje. Last but not least, controleer uw tas of koffer op belangrijke documenten die u per ongeluk bij u draagt.

Categoriseer

De belangrijkste documenten vallen in een van de volgende zes categorieën. Sorteer al uw verzamelde documenten als volgt:

1. Woning- en eigendomsrecords: Hypotheek, eigendomsbewijzen, projecten en ontvangsten voor woningverbetering, handleidingen en garanties voor apparaten, belastinginformatie over onroerend goed, woonverzekeringen en handleidingen
2. Automatische records: Titels, onderhoudsgegevens, verzekeringen en informatie, leningsinformatie en betalingsgegevens
3. Gezondheidsgegevens: verzekeringen, handleidingen voor ziektekostenverzekeringen, uitleg van medische voordelen, doktersrekeningen, voorschriftlijsten, flexibele uitgavenrekeninginformatie, medische kwitanties, medische richtlijnen, levensverzekeringen
4. Financiële gegevens: Bankafschriften, belastingaangiften, gegevens over belastingaftrek, investeringsgegevens, leningsgegevens, creditcardafschriften
5. Elektronica records: Contracten voor mobiele telefoons en handleidingen voor apparatuur; verkoopbewijzen en garanties voor computers, laptops en tablets; kabel- en internetplannen en rekeningen; ontvangstbewijs en handleiding van de draadloze router
6. Persoonlijke records: Geboorteakte, huwelijksakte, scheidingsakte, voogdijpapieren, informatie over de sociale zekerheid, inentingsgegevens, paspoort, militaire dienstgegevens, doop- en bevestigingsgegevens, testamenten, begrafenisplan en informatie over de begraafplaats. U moet deze voor elk gezinslid hebben. Als u huisdieren heeft, kunt u ook hun belangrijke documenten zoals veterinaire en vaccinatie-informatie in deze categorie opnemen.

Afzonderlijke vitale documenten

De meeste van uw belangrijke documenten kunnen worden bewaard in een gewone archiefkast of draagbare hangende archiefdoos. Sommige moeten echter echt in een brandveilige kluis worden bewaard of in een externe opslagoptie zoals een kluisje.

Vitale documenten zijn documenten die erg moeilijk of tijdrovend zijn om te vervangen. Ze kunnen gevoelige persoonlijke informatie bevatten die door diefstal van identiteit in gevaar kan worden gebracht. Ondertussen, als uw huis door brand of overstroming is vernietigd, wilt u dat deze essentiële documenten intact blijven.

Voor de meeste mensen worden de volgende documenten als essentieel beschouwd: informatie over de sociale zekerheid, geboorteaktes, verzekeringen en contactgegevens van de agent, testamenten, eigendomsbewijzen, autotitels, paspoorten en elk contract of elke overeenkomst waarvoor een originele handtekening vereist was.

Maak een hoofdlijst van alle essentiële documenten die u in uw brandveilige kluis of in een externe opslagoptie plaatst.

Dupliceer uw portemonnee

De meesten van ons hebben elke dag cruciale informatie in onze portemonnee en zouden er ernstige hinder van ondervinden als deze verloren of gestolen zou worden.

Maak kopieën van uw rijbewijs, orgaandonorkaart, ziekteverzekeringskaart (en), lidmaatschapskaarten voor de sportschool, bibliotheek, loyaliteitsprogramma's voor supermarkten, magazijnenclubs, enz., En, het belangrijkste, alle creditcards en betaalpassen (kopie voorzijde) en terug). Bewaar deze kopieën bij uw andere belangrijke papieren documenten.

Creëer een eenvoudig archiveringssysteem

Hoe eenvoudiger het archiveringssysteem, hoe groter de kans dat u het op een consistente basis gebruikt. Neem elke categorie van belangrijk document en wijs er een hangende bestandskleur aan toe:

• Huis- en eigendomsrecords
• Automatische records
• Gezondheidsgegevens
• Financiële gegevens
• Electronics Records
• Persoonlijke records

Voeg het juiste aantal hangende bestanden toe aan uw archiefsysteem voor het aantal documenten dat u in elke categorie heeft.

Gebruik de Manilla-mappen en maak een map voor elk afzonderlijk document binnen elke categorie. Plaats de mappen in het juiste gekleurde hangende bestandsgedeelte.

Als u een grote ringband met drie ringen en tab-inserts heeft gekocht, labelt u de tabbladen met dezelfde recordnamen, perforeert u alle documenten en organiseert u ze. Als de papieren niet kunnen worden geperforeerd, plaats ze dan in een map en perforeer de map in plaats daarvan.

Als papierwerk niet jouw ding is, kan dit een bevrijdend moment zijn. U kunt al deze documenten scannen, ze op een harde schijf opslaan en vervolgens de originelen versnipperen.

Maar gebruik uw eigen discretie, want wat papierwerk kunt u beter bewaren. Bewaar originelen van alle vitale documenten. Gebruik uw gezond verstand over de anderen. De meeste financiële instellingen zijn blij als je papierloos gaat.

Lopend onderhoud

Als je belangrijke papieren eenmaal zijn georganiseerd, bewaar ze dan zo. Elke maand wanneer u uw rekeningen betaalt, dient u nieuwe documenten in het daarvoor bestemde gedeelte van uw archiveringssysteem in. Zoek tegelijkertijd naar alle documenten die u gedurende de maand uit het systeem hebt verwijderd en die mogelijk nog niet in het archiveringssysteem zitten. Dien ze opnieuw in. Bekijk minstens twee keer per jaar de documenten in uw archiveringssysteem om te zien of ze kunnen worden verwijderd. Een goed schema om te volgen is aan het begin van het kalenderjaar en aan het einde van elk schooljaar.

Met een beetje moeite kunt u profiteren van langetermijnvoordelen en tijd besparen door uw belangrijke papieren documenten te organiseren.