Zet deze 5 veel voorkomende soorten zakelijke bijeenkomsten om in productieve evenementen

Inhoud

• Elimineer "Go Around the Table" -updates
• Updates via technologie
• Ongestructureerde brainstormbijeenkomsten
• Diepgaande operationele beoordelingen
• Verwijder spontane besluitvorming
• Laatste gedachten

U hoeft niet ver te zoeken om artikelen van experts op het gebied van timemanagement te vinden. Volbrachte goeroes en andere experts ontkennen vergaderingen en stellen voor dat u deze vaak bewerkelijke tijdverspilling door bedrijven vermijdt, krimpt of anderszins achterwege laat.

Toch moeten we soms gewoon afspreken. Tijdens vergaderingen zijn er enkele goed gedefinieerde methoden voor het houden van een productieve vergadering. Sommige technieken die u kunt gebruiken terwijl u deze methoden gebruikt, helpen uw vergaderingen productiever en soepeler te maken.

Elimineer "Go Around the Table" -updates

Je kent deze ontmoeting. Stop achttien mensen in een kamer en eis dan dat iedereen een update deelt die meestal klinkt als pogingen om het bestaan ​​te rechtvaardigen.

CEO's en senior leiders zijn berucht om het houden van deze vergaderingen, omdat ze naïef geloven dat dit een geweldige manier is voor iedereen om te horen wat er in het hele bedrijf gebeurt. In werkelijkheid stemmen mensen zich meestal af en concentreren ze zich op het plannen van hun eigen update waar niemand naar zal luisteren.

U kunt in plaats daarvan relevant nieuws delen, waaronder financiële resultaten, grote klantwinsten of updates over organisatiebrede initiatieven. Breid ook het aanbod voor individuen uit om belangrijke kwesties aan de orde te stellen.

Als er iets opmerkelijks en niet algemeen bekend is, moet iemand het delen. Als de ene groep hulp van een andere groep nodig heeft, dien dan een verzoek in. Zo niet, dwing dan niet alle deelnemers om te delen.

Updates via technologie

U hoeft geen vergadering te bellen voor iets dat u kunt opzoeken. Maak gebruik van de technologische tools van de dag om ervoor te zorgen dat uw werkteams een actuele en zichtbare statusupdate behouden, zodat iedereen deze met één muisklik kan zien.

Als u elkaar moet ontmoeten, halveert u de geplande vergadertijd of gebruikt u agile benaderingen en voert u korte 'stand-up'-sessies uit. Wees draconisch over de uitweidingen en afleidingen die deze sessies verlengen. Focus op het delen van de status 'en eis dat mensen problemen buiten dit forum aanpakken.

Ongestructureerde brainstormbijeenkomsten

Werk aan het definiëren van het brainstormonderwerp en deel het voorafgaand aan de sessie met genodigden. Verzamel hun input en consolideer en post het of deel het zonder toeschrijving aan de ideeën. Gebruik de live sessie om te springen en voort te bouwen op de ingediende ideeën en toe te voegen aan de lijst.

Weersta de drang om ideeën in deze sessie te evalueren. Gebruik andere technieken die de druk op socialisatie minimaliseren, zoals hersenschrijven. En vooral, consolideer de ideeën en creëer een niet-vergaderend proces om ze te evalueren. Zodra ze naar behoren zijn geëvalueerd, archiveert u ze voor eenvoudige groepsreferentie in toekomstige sessies en situaties.

Diepgaande operationele beoordelingen

Houd de diepe duiken en zakelijke examens privé en focus op het delen van belangrijke bedrijfsindicatoren, problemen en kansen. De groepsbijeenkomst is niet het moment of de plaats om een ​​slecht presterende ruimte of persoon uit elkaar te halen.

Stel ter plaatse een vervolggesprek op, maar onderwerp niet iedereen aan uw zichtbare kruisverhoor over dit onderwerp. Neem niet afstand van verantwoording voor verbetering, maar elimineer de publieke schaamte van uw vergaderingen.

Verwijder spontane besluitvorming

Vreemd genoeg is de vergaderruimte een van de slechtste plaatsen voor snelle beslissingen. Voor het eerst een probleem aan de orde stellen en om een ​​beslissing vragen, zetten mensen ter plaatse. Besluiten vereisen doorgaans informatie en voorbereiding. Mogelijk beschikken ze niet over de juiste informatie of zijn ze op de hoogte gebracht van de kwestie.

U kunt in plaats daarvan vóór groepsbijeenkomsten werken om de belangrijkste belanghebbenden bij kwesties en opties te betrekken. Vraag hun input, bied uw perspectieven en werk om gedeelde belangen te bemiddelen. Gebruik het ontmoetingsforum om de belangen van de belanghebbenden te valideren en hun aanbevelingen te identificeren.

Hoewel je misschien nog steeds niet de directe beslissing krijgt zonder nog een paar stappen, heb je je werkrelaties versterkt met je werk vóór de sessie en heb je tijd bespaard in het proces.

Laatste gedachten

Mensen zijn van nature gemeenschappelijke wezens. Hoewel er verschillende technologietools bestaan ​​waarmee we verbinding kunnen maken zonder op dezelfde plek te zijn, helpt het soms om face-to-face te zijn.

Maak verstandig gebruik van deze tijd en toon uw respect voor deelnemers door vergaderingen te organiseren die de geïnvesteerde tijd minimaliseren en hoogwaardige informatie-uitwisseling in een niet-bedreigende omgeving maximaliseren.