Hoe de participatiegraad van exit-interviews te verbeteren

Inhoud

• Wat wordt beschouwd als een goede participatiegraad voor exit-interviews
• Het meten van uw deelname aan het exit-interview
• Medewerkers voltooien hun exit-interview niet
• Interviewfeedback verlaten Genegeerd
• Gevolgen van eerlijke feedback
• Boze feedback van werknemers
• Controleer uw exit-interviewproces
• Meet uw exit-interviewproces opnieuw
• Gevolgtrekking

Beth N. Carvin

Exit-interviews zijn een van de beste manieren om echte en eerlijke feedback van medewerkers te krijgen. Het nadeel is dat het enige tijd kost om een ​​aanzienlijke hoeveelheid gegevens op te bouwen uit exit-interviews. Door uw participatiegraad te verhogen, kunt u echter sneller grotere hoeveelheden bruikbare informatie uit uw exit-interviews halen.

Wat wordt beschouwd als een goede participatiegraad voor exit-interviews

Onderzoek toont aan dat het gemiddelde responspercentage voor exitinterviews op papier en potlood ongeveer 30-35 procent is. Dit betekent dat een bedrijf met 2000 werknemers en een omloopsnelheid van 15 procent ongeveer 100 voltooide exit-interviews per jaar zou verwachten. Op dit participatieniveau krijgt de organisatie exitfeedback van slechts 5 procent van de totale werknemerspopulatie.

Met een beetje extra inspanning zou je dat responspercentage moeten kunnen verdubbelen. 65 procent of beter is een goed doel voor deelname aan exit-interviews. U kunt dit bereiken met exit-interviews op papier en met potlood, online exit-interviews op internet en telefonische exit-interviews.

Het meten van uw deelname aan het exit-interview

Om uw responspercentage te meten, deelt u het aantal voltooide exit-interviews door het aantal werknemers bij wie u een exit-interview heeft aangevraagd. Idealiter zou het tweede getal gelijk moeten zijn aan het totale aantal beëindigingen, maar om praktische redenen is dit over het algemeen niet het geval.

Als je bijvoorbeeld 125 exit-interviews hebt afgenomen van 300 mensen aan wie je hebt gevraagd om een ​​exit-interview af te ronden, dan is je participatiegraad 125/300, wat gelijk is aan .416 of 41,6 procent.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je een goede methode hebt om dit soort deelname te volgen. U wilt minimaal de participatiegraad volgen aan het begin van een verbeterproject en daarna periodiek daarna.

Een ideaal scenario is om een ​​lopend gemiddelde te houden waarnaar u regelmatig kunt verwijzen. Dit realtime nummer waarschuwt u onmiddellijk voor een afname (of toename) van werknemersparticipatie in exit-interviews. Een online exit-interviewbeheersysteem zou dit automatisch voor u moeten doen.

Grote bedrijven willen de deelnamepercentages mogelijk afzonderlijk bijhouden voor dochterondernemingen, grote divisies of geografische regio's. Kleine tot middelgrote bedrijven kunnen over het algemeen profiteren van een totale participatiegraad voor de organisatie.

Als u besluit dat uw deelname aan exitgesprekken voor verbetering vatbaar is, is de volgende stap het analyseren van uw huidige exitgesprek. De twee belangrijkste beoordelingsgebieden zijn:

1. Waarom kiezen werknemers ervoor om het exit-interview niet af te ronden?
2. Zijn er logistieke problemen waardoor personeelsleden de informatie niet tijdig en effectief bij de werknemers kunnen krijgen?

Medewerkers voltooien hun exit-interview niet

Enkele redenen waarom werknemers ervoor kiezen om exit-interviews niet af te ronden zijn:

• Het exit-interview is te lang.
• De vragen bij het exit-interview zijn verwarrend of persoonlijk invasief.
• De medewerker gelooft niet dat het exit-interview zal worden gelezen of een verschil zal maken.
• De werknemer is bang voor gevolgen.
• De werknemer is boos op het bedrijf.
• De werknemer stelt uit of vergeet.
• Het proces is moeilijk of ongemakkelijk.

Als u een exit-interviewenquête gebruikt met beoordeelde vragen, gaat het bij 35-60 vragen om de juiste lengte van de enquête. Meer dan 60 vragen beginnen lang en ongemakkelijk te worden voor de werknemer. Als u 70 vragen overtreft, moet u voorbereid zijn op een groter aantal niet-voltooide exit-interviews.

Bekijk uw exit-interviewvragen voor de eenvoud. Verplaats u in de schoenen van de werknemer en vraag uzelf af hoe u de vragen zou beantwoorden. Vermijd veel exit-interviewvragen die vragen om gevoelens en emoties.

Veel werknemers zijn niet afgestemd op hun gevoelens (of als ze dat wel zijn, willen ze ze misschien niet met u delen). Het is voor een werknemer veel gemakkelijker om de effectiviteit van een proces te beoordelen dan hoe ze over het proces denken.

Interviewfeedback verlaten Genegeerd

Werknemers zullen hun exit-interviews niet afronden als ze van mening zijn dat de feedback die ze geven niet wordt gelezen of direct wordt genegeerd. Het is belangrijk om werknemers te laten weten dat u hun feedback waardeert. Wanneer u verbeteringen aanbrengt op basis van suggesties uit exit-interviews, wees dan niet bang om werknemers te vertellen waar het idee vandaan komt.

Na verloop van tijd zullen werknemers leren dat u luistert. Zodra dit onderdeel wordt van de bedrijfscultuur, kunt u rekenen op veel open en eerlijke ideeën, suggesties en kritiek.

Gevolgen van eerlijke feedback

Wees ook duidelijk met werknemers dat eerlijke feedback niet zal leiden tot repercussies. Verklaringen die tijdens een exit-interview zijn afgelegd, mogen nooit worden gebruikt om te voorkomen dat ze in de toekomst opnieuw in aanmerking komen.

Er zijn veel veronderstelde experts die werknemers vertellen dat ze niet eerlijk moeten zijn over hun exit-interviewformulier of dat ze er helemaal geen moeten invullen. Ze beweren dat bedrijven deze informatie gebruiken tegen de werknemers. Human Resource-professionals weten dat dit onzin is, maar ze moeten deze ongegronde perceptie nog steeds bestrijden.

Boze feedback van werknemers

Medewerkers die boos zijn op het bedrijf, kunnen het gevoel hebben dat ze niet willen helpen door deel te nemen aan het exit-interview. U kunt deze werknemers aanmoedigen om hun woede te uiten in het exit-interview. Veel van deze boze werknemers zijn heel blij met de kans om hun stem te laten horen, vooral als ze weten dat die zal worden gehoord door het senior management.

Een schoon en vereenvoudigd proces is ook belangrijk. Of het nu webgebaseerd is of papier en potlood, het exit-interviewformulier moet mooi zijn ingedeeld met een intuïtief en gemakkelijk te begrijpen enquêteformulier.

Logistieke problemen zijn het tweede belangrijke aandachtsgebied in uw exitgesprek. Er zijn over het algemeen zwakke schakels in elk proces en exit-interviews vormen hierop geen uitzondering. Uw onderzoek moet de hele reeks gebeurtenissen omvatten die begint wanneer een werknemer opzegt en eindigt wanneer de werknemer het exit-interview indient.

Controleer uw exit-interviewproces

U kunt beginnen met het controleren van uw exit-interviewproces door de volgende informatie te achterhalen.

• Hoe geven werknemers in het algemeen hun intentie om te beëindigen op?
• Wie is de eerste persoon die op de hoogte wordt gebracht en hoeveel wordt er gewoonlijk op de hoogte gebracht?
• Wie vertelt de afdeling Human Resource en hoe? Hoe snel nadat de werknemer op de hoogte is gesteld, wordt HR op de hoogte gebracht? Wie bij HR wordt als eerste op de hoogte gebracht?
• Wie is verantwoordelijk voor het initiëren van het exit-interview? Wanneer wordt deze perso (o) n (en) geïnformeerd over beëindiging van de werknemer?
• Hoe wordt de werknemer op de hoogte gebracht van het exit-interview? Door wie? Welke methode? Wanneer?
• Is er bij Human Resources duidelijk eigenaarschap van het exit-interviewproces? Begrijpen de bij het proces betrokkenen het belang en de urgentie van de exit-interviews?
• Wat wordt de werknemer verteld over het exit-interview? Op welke manieren worden ze aangemoedigd om het exit-interview af te ronden? Worden werknemers meer dan één keer en op meer dan één manier verteld?
• Is het exit-interview eenvoudig te voltooien?
• Wanneer en waar zal de medewerker het exit-interview afleggen? Is er gemakkelijk toegang tot de benodigde middelen?
• Heeft de werknemer privacy om het exit-interview af te ronden als hij het op het werk afrondt?
• Ondersteunen leidinggevenden en managers het exitgesprek? Zijn ze bang om negatieve feedback van werknemers te ontvangen? Vertrouw je op angstige leidinggevenden om informatie over het exit-interview door te geven aan werknemers?
• Kunnen werknemers gemakkelijk hun exit-interviews indienen?

Bekijk elk van de bovenstaande controlevragen en bekijk uw exit-interviewproces eens goed. Bepaal wat u kunt doen om elk van deze gebieden te verbeteren. Nadat u uw beoordeling heeft voltooid, kunt u onmiddellijk beginnen met het aanbrengen van verbeteringen.

Meet uw exit-interviewproces opnieuw

Sommige van de wijzigingen die u aanbrengt, zullen zeer snel een merkbare verbetering van de participatiegraad opleveren. Anderen zullen meer tijd nodig hebben om de bedrijfscultuur effectief te doordringen.

Meet uw deelnamecijfers opnieuw na drie maanden, zes maanden, negen maanden en twaalf maanden. Na twaalf maanden zou u een dramatische verbetering van uw deelname aan het exit-interview verwachten. Dit betekent dat u over meer gegevens beschikt die kunnen worden gebruikt om de omzet te beperken en de retentie van werknemers te vergroten.

Gevolgtrekking

U kunt de waarde van uw exit-interviews aanzienlijk verhogen door het aantal beëindigende medewerkers dat deelneemt aan het exit-interviewproces te vergroten. Door zowel de inhoud als de structuur van het exit-interview te herzien en te verbeteren, samen met uw eigen interne processen, kunt u uw participatiegraad aanzienlijk verhogen.

Overweeg ten slotte de mogelijkheid dat een echt persoonlijk interview met een HR-medewerker niet alleen uw participatiegraad verbetert, maar ook betere informatie biedt. Je kunt de waarde van vervolgvragen niet onderschatten.

--------------------------------------------

Beth Carvin is de CEO van Nobscot Corporation met een achtergrond in zaken, ondernemerschap, human resources, werving, verkoop en bedrijfsontwikkeling.