Vergoeding van werknemers in mijlen

Inhoud

• Bedrijf kilometervergoeding tarieven
• Vergoeding van overheidsfunctionarissen
• Vereisten voor auto-onkostenvergoeding
• Andere manieren waarop werkgevers werknemers compenseren voor autokosten
• Belastinggevolgen voor kilometervergoedingen
• Niet-betaalde autokosten

De vergoeding van werknemers voor het gebruik van uw eigen auto verschilt enigszins per werkgever en sector, maar de meeste organisaties vergoeden werknemers tegen ongeveer het standaard aantal kilometers dat is vastgesteld door de IRS of het tarief voor particuliere voertuigen. Het tarief wordt elk jaar door de General Services Administration (GSA) vastgesteld op basis van onderzoek door een onafhankelijk adviesbureau naar de huidige kosten voor het gebruik van een voertuig.

Voor 2020 is het standaard kilometertarief vastgesteld op 57,5 ​​cent per afgelegde mijl, tegen 58 cent voor 2019. Dit vaste, standaardtarief omvat de kosten van verzekering, registratie, gas, olie en onderhoud. Voor iemand die rijdt veel voor werk, dit kan een aanzienlijke aftrek opleveren.

Bedrijf kilometervergoeding tarieven

De meeste werkgevers vergoeden het IRS- of GSA-tarief omdat ze dat bedrag als kosten kunnen aftrekken wanneer ze hun aangifte vennootschapsbelasting indienen, hoewel er andere complexe belastingformules zijn die werkgevers kunnen gebruiken. Wanneer gekwalificeerde werknemers moeilijk te vinden zijn tijdens economische uitbreidingen, bieden werkgevers eerder concurrerende vergoedingen.

De Internal Revenue Service vereist dat terugbetalingen afzonderlijk van het salaris worden gedaan, zonder belastingheffing. Sommige werkgevers zullen daarom onkostenvergoedingen verwerken via het crediteurenstelsel om ze gescheiden te houden van de salarisadministratie en om te voldoen aan de IRS-wetten.

Als uw werkgever vergoedt op of in de buurt van het GSA- of IRS-tarief, kunt u er zeker van zijn dat u een eerlijke deal krijgt.

Vergoeding van overheidsfunctionarissen

Overheidsmedewerkers krijgen altijd exact het GSA-tarief vergoed als het gebruik van een privéauto is toegestaan ​​of als er geen overheidsvoertuig beschikbaar is.

Vereisten voor auto-onkostenvergoeding

U moet een kilometerlogboek, gasontvangsten en documentatie van alle andere toegestane uitgavenontvangsten met betrekking tot uw auto overleggen. Zonder gedetailleerde gegevens kan uw onkostendeclaratie worden afgewezen. Of erger nog, uw werkgever kan mogelijk disciplinaire maatregelen nemen als hij denkt dat uw claim frauduleus is. Veel werkgevers hebben, net als de IRS, een gelijktijdige administratie nodig. Probeer uw kilometerstand niet in te schatten, want dat kan in strijd zijn met het beleid van uw werkgever.

Pen en papier in uw auto bewaren is een methode, zij het een vervelende methode; een betere keuze is een kilometerregistratie-app die uw ritten automatisch bijhoudt in een gelijktijdige log die u kunt afdrukken of downloaden. Het is een efficiënte manier om het aantal kilometers, start- en eindpunten en het zakelijke doel van de rit bij te houden in uw onkostendeclaratie.

Andere manieren waarop werkgevers werknemers compenseren voor autokosten

Volgens de Society for Human Resource Management zijn dit veelvoorkomende alternatieven voor kilometervergoeding, aangezien werkgevers manieren zijn om werknemers te compenseren voor bedrijfsuitgaven:

Vaste autokosten.Werkgevers bieden werknemers een vaste autovergoeding, zoals $ 400 per maand, om de kosten van brandstof, slijtage, banden en meer te dekken.

FAVR-programma's.Werkgevers vergoeden werknemers via een vergoedingsprogramma met een vast en variabel tarief (FAVR), waarbij werknemers worden vergoed voor vaste kosten (zoals verzekeringen, belastingen en registratiekosten) en variabele voertuigkosten (zoals brandstof en onderhoud). De vergoedingen zijn belastingvrij voor werknemers als aan bepaalde onkostenverplichtingen wordt voldaan.

Belastinggevolgen voor kilometervergoedingen

Terugbetalingen in mijlen worden door werkgevers beschouwd als belastingvrije uitkeringen, zolang ze zijn gedocumenteerd en uw werkelijke uitgaven niet overschrijden. Uw werkgever kan echter niet direct de bedrijfskosten zoals reparaties of onderhoud van uw auto betalen zonder fiscale gevolgen. Andere kosten, zoals tolgelden die rechtstreeks verband houden met zakelijk vervoer, kunnen zonder belasting worden vergoed, mits u bonnen hebt.

Sommige werkgevers geven een maandelijkse vergoeding voor autokosten. Als werknemers verplicht zijn om onkosten te overleggen, worden ze alleen belast voor elk bedrag dat hoger is dan de geregistreerde kosten. Als werkgevers geen documentatie nodig hebben, kan de vergoeding worden belast.

Niet-betaalde autokosten

Met ingang van het belastingjaar 2018, met de implementatie van de Tax Cuts and Jobs Act, kunnen werknemers geen onbetaalde autokosten meer aftrekken. In 2017 en eerdere jaren waren deze kosten aftrekbaar voor zover ze meer dan 2% van het aangepaste bruto-inkomen bedroegen. Werknemers die veel zullen rijden als onderdeel van het uitvoeren van hun taakverantwoordelijkheden, moeten daarom zorgvuldig het vergoedingsbeleid van het bedrijf evalueren bij het beoordelen van vacatures.

Als een werkgever autokosten doorgaans niet vergoedt, kunt u aanbieden om het salaris te verlagen in ruil voor vergoeding, aangezien de vergoeding wordt vrijgesteld van belasting als de kosten op de juiste manier worden gedocumenteerd. U kunt ook onderhandelen over een hoger salaris om rekening te houden met de belastingdruk onder de nieuwe belastingwet.

Volgens de IRS worden, ondanks de opschorting van diverse gespecificeerde aftrekposten, aftrekposten voor uitgaven die aftrekbaar zijn bij het bepalen van het aangepaste bruto-inkomen niet opgeschort. Leden van een reserveonderdeel van de strijdkrachten van de Verenigde Staten (strijdkrachten), staats- of lokale overheidsfunctionarissen worden tegen betaling betaald en bepaalde uitvoerende artiesten hebben het recht om onbetaalde reiskosten voor werknemers af te trekken als aanpassing van het totale inkomen op regel 24 van Bijlage 1 van Formulier 1040-3 - (2018), niet als een gespecificeerde aftrek op Bijlage A van Formulier 1040 (2018), en kan daarom het zakelijke standaard kilometerspercentage blijven gebruiken.

De informatie in dit artikel is geen fiscaal of juridisch advies en is geen vervanging voor dergelijk advies. Staats- en federale wetten veranderen regelmatig en de informatie in dit artikel komt mogelijk niet overeen met de wetten van uw eigen staat of de meest recente wetswijzigingen.