Geef uw baas vertrouwen met een risicobeheersplan

Inhoud

• Wat is risicomanagement in projectmanagement?
• Risicobeheerplanning
• Een proces van risicobeheer in 5 stappen
• Stap 1: Initiëren
• Stap 2: Identificeer
• Stap 3: beoordelen
• Stap 4: Plan reacties
• Stap 5: Implementeren

De beste projectmanagers hebben het volste vertrouwen van hun lijnmanager en projectsponsor. De leidinggevenden achter hun projecten geloven hen wanneer ze zeggen dat ze extra financiering, meer middelen of hulp nodig hebben bij het oplossen van een probleem.

Als je in risicovolle situaties werkt, heb je de juiste kit nodig. Als een wandelaar met een rugzak van touw en stijgijzers, heb je ook de tools nodig om met projectrisico's om te gaan.

U kunt het vertrouwen van uw manager in uw project vergroten met een risicobeheersplan. Een eenvoudig proces van vijf stappen kan de manier waarop uw baas uw project (en u) ziet enorm veranderen.

Wat is risicomanagement in projectmanagement?

Risicomanagement in projectmanagement is het proces van identificeren, beoordelen en reageren op projectrisico's.

Projectrisico's zijn zaken die het project kunnen beïnvloeden (positief of negatief, maar in het algemeen interpreteren mensen risico's als gebeurtenissen die een negatieve impact op het project zouden hebben).

Of uw project nu groot of klein is, er zijn risico's aan verbonden. Deze risico's kunnen van alles zijn, van het risico dat je schoolparade wordt geregend tot het risico van een prijsverhoging tot een cruciaal onderdeel van je nieuwe printplaat.

Als het projectrisico niet correct wordt beheerd, kan het moeilijker worden om uw project met succes af te leveren. Ongecontroleerde risico's kunnen tijd toevoegen aan uw planning, werken aan uw tijd en geld aan uw budget. Managers worden nerveus over dit soort dingen. Dat kan allemaal worden vermeden met een risicobeheersplan.

Risicobeheerplanning

Een risicobeheerplan is een geweldige manier om uw eigen vertrouwen in het vermogen van uw projectteam te vergroten - en dat leidt ook tot meer vertrouwen bij uw manager. Je wilt dat ze geloven dat je het kunt, en je wilt dat ze weten wat jou ervan kan weerhouden om het project succesvol af te leveren. Een risicomanagementplan is daarvoor een perfect hulpmiddel.

En raad eens? Het is heel gemakkelijk om te beginnen.

Projectrisicobeheer is een eenvoudig proces in vijf stappen. Laten we het niet ingewikkelder maken dan nodig is. Dit is iets waar u vandaag mee aan de slag kunt gaan. Bereid u voor om het tijdens uw volgende vergadering te bespreken en het af te maken terwijl iemand de notulen intikt.

Een proces van risicobeheer in 5 stappen

Zoals met zoveel onderdelen van projectmanagement, is risicomanagement een proces. De vijf stappen zijn:

1. Initiëren
2. Identificeren
3. Beoordeel
4. Plan reacties
5. Implementeren

Als die termen op dit moment niet veel voor je betekenen, blijf er dan bij - ik zal het allemaal uitleggen.

Stap 1: Initiëren

Ten eerste wilt u de context voor uw risicobeheer instellen in uw projectbeheeromgeving.

Er is hier waarschijnlijk niet veel werk te doen omdat iemand in uw bedrijf al een bedrijfsrisicobeleid heeft opgesteld en u hoeft het alleen maar op te sporen. Dit zal de risicobenadering van het bedrijf uitleggen en kan zelfs de benodigde sjablonen verplicht stellen. Sjablonen besparen u altijd een baan, dus let daar ook op!

Zelfs als u geen bedrijfsrisicobeleid heeft, heeft iemand anders die naast u projecten beheert mogelijk een projectrisicobeheerplan dat u kunt kopiëren. Waarom het wiel opnieuw uitvinden? Documenten opnieuw gebruiken is een must als u tijd wilt besparen en meer gedaan wilt krijgen.

Gebruik wat u hebt ontdekt om een ​​risicobeheersplan voor uw project op te stellen. Dit maakt deel uit van uw algehele projectbeheersplan en vertelt hoe u het risicobeheer van uw project gaat aanpakken.

Als je niet weet wat je erin moet doen, lees dan verder! De volgende stappen geven u een beter idee van waar u over moet praten in uw risicobeheerplan.

Dit vergroot het vertrouwen door: Laat uw manager zien dat u een aanpak heeft om met onzekerheid over uw project om te gaan en dat u actief risico's gaat beheersen.

Stap 2: Identificeer

Zodra u een aanpak heeft geschetst, kunt u ermee aan de slag.

Nu identificeert u de risico's die uw project gaan beïnvloeden. Dit is slechts een momentopname in de tijd en uw risicoregister is iets waar u keer op keer op terug wilt komen om ervoor te zorgen dat er ook iets nieuws wordt geplaatst.

U kunt risico's identificeren door een checklist met veelvoorkomende risico's te gebruiken, belanghebbenden over het project te interviewen (vooral de moeilijke belanghebbenden omdat ze over het algemeen veel te zeggen hebben over wat er mis kan gaan), brainstormsessies en uw gezond verstand te gebruiken.

Je bent op zoek naar dingen die problemen kunnen veroorzaken als ze ooit zijn gebeurd. (Denk eraan, risico's zijn nog niet gebeurd. Projectproblemen zijn dingen die al zijn gebeurd.)

Hoe je het ook doet, je moet zeker andere mensen erbij betrekken. Alleen heb je niet het hele plaatje en mis je dingen.

Risico's kunnen en moeten door iedereen worden onderkend. Als projectmanager is het jouw taak om je collega's aan te moedigen om samen met jou risico's te nemen, zodat je als team er iets aan kunt doen.

Alle geïdentificeerde risico's moeten worden geregistreerd in het risicoregister. Heeft u een projectcoördinator in het team of een projectondersteuner dan kunnen zij dit doen. Anders maakt het deel uit van de administratieve taken die u moet doen.

Dit vergroot het vertrouwen door: Aantonen dat u op de hoogte bent van de belangrijkste risico's die van invloed kunnen zijn op uw project en dat u over een middel beschikt om voortdurend op de hoogte te blijven van nieuwe risico's.

Stap 3: beoordelen

Risico's worden vervolgens beoordeeld op waarschijnlijkheid en impact. Denk bij het beoordelen van een risico na over hoe waarschijnlijk het is dat het zich voordoet, hoeveel het zou kosten om het aan te pakken en hoeveel tijd het waarschijnlijk zou toevoegen aan de tijdlijn van uw project.

Als verdere maatregel kunt u ook de nabijheid beoordelen, wat betekent hoe dicht in de tijd het risico waarschijnlijk zal zijn. Een risico met een hoge nabijheid zou binnenkort mogelijk kunnen optreden. Een risico met een lage nabijheid kan op een bepaald moment in de verre toekomst optreden. Dit kan u een andere factor geven om uw tijd en energie te prioriteren als het gaat om het omgaan met de risico's.

Dit vergroot het vertrouwen door: Ervoor zorgen dat uw manager dat iedereen in het team een ​​duidelijk idee heeft van wat er zou gebeuren als een van deze risico's daadwerkelijk zou optreden.

Stap 4: Plan reacties

Nu komen we bij het vlezige deel van uw risicobeheerplan. In deze stap werk je uit hoe je het risico beheert door een passend antwoord te identificeren.

We doen dit omdat je tot nu toe alleen een lijst hebt met wat er kan gebeuren om je project in de toekomst van de baan te krijgen en hoe groot dat zou zijn. Wat uw manager vervolgens wil weten, is: wat gaat u eraan doen?

Over het algemeen zijn er vier dingen die u kunt doen om een ​​projectrisico aan te pakken en te beheersen. Zij zijn:

• Vermijd: Onderneem stappen om te voorkomen dat dit resultaat optreedt.
• Overdragen: Verplaats de verantwoordelijkheid naar een andere partij, zoals bij een verzekering.
• Beperken: Onderneem actie om de impact van het probleem te verminderen als het zich toch voordoet.
• Accepteren: begrijp dat de risicovolle uitkomst kan optreden en onderneem met instemming van uw team geen actie om dit te voorkomen.

Sommige van uw risico's kunnen een positief resultaat hebben. Het risico bestaat bijvoorbeeld dat u zoveel van het nieuwe product verkoopt dat u de telefoonlijnen laat crashen. Dat zou een leuk probleem zijn, maar het is nog steeds een risico dat u moet plannen.

Er zijn een aantal manieren waarop u zich kunt voorbereiden op een positief risico, waaronder:

• Exploiteren: doe je best om ervoor te zorgen dat deze uitkomst zich voordoet, zodat je de vruchten kunt plukken.
• Delen: werk samen met een andere collega of bedrijf om een ​​groter risico waarschijnlijker te maken.
• Verbeteren: beïnvloed de factoren die kunnen bijdragen aan een positief resultaat en probeer nog meer voordeel te behalen.
• Accepteren: onderken de mogelijkheid van een positief risico en doe niets.

U moet voor elk risico in uw register bepalen welke reactiestrategie de beste is. U kunt bijvoorbeeld besluiten dat het risico dat het dak van de fabriek instort, iets is dat u eenvoudig accepteert, omdat het waarschijnlijk niet zal gebeuren. Het risico dat voedselvergiftiging de helft van uw personeelsbestand in beslag neemt, gaat u echter actief verminderen door al uw horecapersoneel bij te scholen. Als het eerder is gebeurd en eigenlijk heel waarschijnlijk is, tenzij u er iets aan doet, wilt u het risico verkleinen.

Zodra de reactie is geïdentificeerd en overeengekomen, kunnen risico-eigenaren worden aangesteld om het actieplan voor risicobeheer uit te voeren. Met andere woorden, je hebt iemand nodig die verantwoordelijk is voor het doornemen van de taken die je in je plan afgesproken hebt.

Dit vergroot het vertrouwen door: Laat uw manager zien dat u heeft overwogen wat u moet doen aan de dingen die problemen voor uw project kunnen veroorzaken en dat u plannen maakt om de onzekerheid en het risico voor het project te verminderen.

Stap 5: Implementeren

In uw risicobeheerplan moet nu worden opgenomen wie verantwoordelijk zal zijn voor het uitvoeren van de risicobeperkende activiteiten voor elk risico. Ze moeten die taken nu doorlopen, zodat u de open risico's actief beheert.

Dit vergroot het vertrouwen door: Aantonen dat u en uw projectteam kunnen doorgaan met wat u zei dat u zou doen. Door te rapporteren over wat je hebt bereikt en de risico's die je hebt gematigd, laat het je managementteam zien dat je serieus bent in het leveren en doen wat nodig is om je project toekomstbestendig te maken tegen problemen.

Zodra een risico is verstreken - wanneer het niet langer relevant is omdat het is gebeurd of niet meer kan gebeuren - kunt u het sluiten uit uw risicoregister.

Door dit projectrisicobeheerplan op te stellen, kunt u zich onderscheiden van andere managers. Je eigen baas zal het bewijs hebben dat je strategisch en creatief kunt denken over wat de oorzaak kan zijn van het vastlopen van je project, en - belangrijker nog - om er iets aan te doen. Jij bent de persoon die problemen actief beheert voordat ze zich voordoen, wegblokkades wegneemt en op alles voorbereid bent!

Gezien worden als goed in het beheersen van projectrisico's is een trefzekere manier om door het management te worden gezien als een veilige hand. U hebt niet veel ervaring of certificaten nodig om projectrisico's met succes te beheren (hoewel er wel formele kwalificaties in risicobeheer bestaan). Dit eenvoudige proces van vijf stappen betekent al snel dat projectrisicobeheer is ingebed in uw projectplannen.