Veelvoorkomende factureringsfouten door juridische professionals

Inhoud

• Vage factureringsbeschrijvingen
• Opvullingstijd
• Uitbetalingen
• Administratieve werkzaamheden
• Interoffice conferenties
• Opleiding
• Dubbele facturering
• Facturering blokkeren
• Beoordeling en herziening
• Delegeerbare taken

Een goede tijdsbesteding is belangrijker dan ooit. Naarmate de bedrijfsgordels strakker worden, worden de wetgevingswetten onder de loep genomen. De nadruk op juridische kosten heeft geleid tot een huisnijverheid van juridische accountantskantoren die juridische diensten beoordelen en analyseren om discrepanties, onethische factureringspraktijken, factureringsfouten en gebieden met potentiële kostenbesparingen aan te pakken.

Klanten die geen onafhankelijke juridische factuurcontrolediensten hebben, hebben vaak interne kwaliteitscontroleprogramma's die routinematig facturen analyseren die ter beoordeling zijn gemarkeerd. Als u deze tien factureringsfouten vermijdt, zijn uw juridische rekeningen beter bestand tegen controle. Deze items zijn verantwoordelijk voor ongeveer 90% van de klachten van klanten en auditteams.

Vage factureringsbeschrijvingen

Volledige, gedetailleerde en nauwkeurige taakbeschrijvingen zijn de gemakkelijkste manier om te voorkomen dat een klant uw factuur markeert. Elke taakbeschrijving moet de activiteit voldoende gedetailleerd aangeven om de noodzaak en relevantie ervan voor het project te beoordelen. Naast een gedetailleerde beschrijving van de taak, moet elke tijdinvoer de datum bevatten waarop de taak is uitgevoerd, de tijdwaarnemer die de taak heeft uitgevoerd, de tijd die aan de taak is besteed en de totale vergoeding.

Opvullingstijd

Om aan de zware factureringsvereisten van uw bedrijf te voldoen, kan het verleidelijk zijn om de tijd die nodig is om een ​​taak uit te voeren, op te blazen of te 'opvullen', vooral als u een efficiënte werknemer bent. Dergelijke praktijken vragen om onderzoek en kritiek van een cliënt of auditor. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat de tijd die u voor elke taak in rekening brengt, nauwkeurig het uitgevoerde werk weerspiegelt en in verhouding staat tot het belang en de complexiteit van de taak.

Uitbetalingen

Omdat uitbetalingen van geschillen van grote invloed zijn op het totale budget van een klant, moet u de kosten van de dienst afwegen tegen de waarde ervan voor de klant. Is het bijvoorbeeld nodig om elk stuk correspondentie met uw expert te federeren wanneer de proefperiode zes maanden duurt?

U moet ook op de hoogte zijn van het factureringsbeleid en de contracten die door onze klant zijn opgesteld. Vereist de klant het gebruik van een bepaalde rechtbankverslaggever of fotokopieerverkoper? Bovendien mogen bepaalde uitgaven nooit aan de cliënt in rekening worden gebracht en maken ze deel uit van de overhead van het advocatenkantoor.

Administratieve werkzaamheden

De rechtspraktijk omvat onvermijdelijk administratieve en administratieve taken. De meeste klanten betalen tegenwoordig niet voor administratieve taken - zoals typen, archiveren en kopiëren - of administratieve functies zoals training, factuurvoorbereiding, conflictcontrole of ontwikkeling van klanten. Delegeer, voor zover u in staat bent, administratieve taken aan een secretaris, administrateur of andere juridische medewerkers.

Interoffice conferenties

Cliënten weigeren vaak te betalen voor conferenties tussen advocatenkantoren; zij beschouwen de coördinatie, het overleg en de bespreking van een zaak of project tussen professionele professionals als onderdeel van zakendoen en dus als onderdeel van de overhead van het bedrijf. Interoffice-conferenties kunnen ook een aanzienlijke kostenpost voor de klant worden, aangezien meerdere professionals tegelijkertijd factureren voor hetzelfde gesprek.

Daarom is het een goede gewoonte om facturering voor routinebesprekingen over een dossier met andere leden van uw bedrijf te vermijden, tenzij bij dergelijke discussies zaken van wezenlijk belang, een aantal externe partijen of grote tijdsblokken betrokken zijn.

Opleiding

Als u nieuw bent bij een taak of rechtsgebied, kan uw onervarenheid extra tijd vergen om het project te voltooien. Cliënten worden steeds intoleranter voor onervarenheid en zijn minder bereid te betalen voor de kosten van het opleiden van een nieuwe werknemer of voor een juridische professional om “op de hoogte te komen” van een dossier.

Dubbele facturering

Dubbele tijdregistraties zijn een gangbare praktijk bij advocatenkantoren, maar kostenbewuste klanten zijn minder bereid te betalen voor dubbel werk. Hebben meerdere partners deelgenomen aan een hoorzitting?

Was de paralegal aanwezig bij elke verklaring? Hebben vier medewerkers bijgedragen aan één opdracht? Deze items kunnen een rode vlag opheffen. De opdrachtgever kan weigeren voor het geheel of een deel van het werk te betalen of, op zijn minst, de zaak nader onderzoeken om te bepalen of dit gerechtvaardigd was.

Facturering blokkeren

Factureringstijd voor meerdere taken in grote blokken is een andere rode vlag voor klanten. U moet elke taak afzonderlijk specificeren met een bijbehorende tijd en kosten voor elke taak. Gespecificeerde tijdregistraties stellen de recensent in staat om de geschiktheid van de bestede tijd beter te bepalen in relatie tot de betekenis en complexiteit van de taak.

Beoordeling en herziening

Uw klant kan zich afvragen waarom u 43,2 uur in rekening hebt gebracht voor het herzien en herzien van een briefing. Misschien was de opdracht 40 pagina's en ging het om meerdere, complexe vraagstukken en uitgebreid onderzoek. Wat de reden ook is, vage en plichtmatige termen als 'beoordeling en herziening' doen de klant weinig om aan te geven waarom de beoordeling een week de moeite waard was. In plaats van 'beoordelen', betekenen woorden als 'evalueren', 'analyseren', 'beoordelen' of 'opnieuw opstellen' meer tot nadenken stemmende en dus tijdrovende taken.

Delegeerbare taken

Bij het factureren en toewijzen van taken moet u ervoor zorgen dat het project wordt uitgevoerd door het juiste lid van het juridische team. Klanten kunnen weigeren te betalen voor taken die worden uitgevoerd door senior tijdwaarnemers die hadden kunnen worden gedelegeerd aan een junior, goedkopere medewerker. Advocaten die deposito's verwerken, senior partners die routineonderzoek uitvoeren of paralegals die documenten indienen, kunnen bijvoorbeeld een rode vlag opheffen.