Belangrijke vaardigheden voor administratieve taken
Inhoud
- Communicatie
- Technologie
- Organisatie
- Planning
- Probleemoplossing
- Meer administratieve vaardigheden
- Bekijk voorbeelden van cv's en sollicitatiebrieven
- Hoe u uw vaardigheden kunt laten opvallen
Hieronder vindt u een lijst met de cruciale administratieve vaardigheden die de meeste werkgevers bij kandidaten zoeken. Het bevat ook sublijsten met gerelateerde administratieve vaardigheden.
Ontwikkel deze vaardigheden en benadruk ze in sollicitaties, cv's, sollicitatiebrieven en interviews. Als u aantoont dat u over de specifieke vaardigheden beschikt waarnaar het bedrijf op zoek is, kunt u worden aangenomen en gepromoot.
Communicatie
Communicatie is een kritische administratieve soft vaardigheid. Administratieve medewerkers hebben vaak te maken met werkgevers, personeel en klanten, persoonlijk of telefonisch. Het is belangrijk dat ze duidelijk en luid spreken, met een positieve toon. Een goede communicator zijn, betekent ook een goede luisteraar zijn. U moet goed luisteren naar de vragen en zorgen van managers, andere werknemers en klanten.
Ook schriftelijke communicatieve vaardigheden zijn erg belangrijk. Bij de meeste administratieve functies wordt veel geschreven. Administratieve medewerkers wordt vaak gevraagd om een verscheidenheid aan documenten te schrijven, waaronder memo's voor hun werkgevers, kopieën voor de bedrijfswebsite of e-mailberichten voor personeel of klanten. Ze moeten duidelijk, nauwkeurig en professioneel kunnen schrijven.
Andere communicatieve taken en vaardigheden zijn onder meer:
- Telefoons beantwoorden
- Zakelijke correspondentie
- Klanten bellen
- Klantrelaties
- Communicatie
- Correspondentie
- Klantenservice
- Klanten aansturen
- Bewerken
- Indiening
- Klanten begroeten
- Groeten van werknemers
- Bezoekers begroeten
- Interpersoonlijk
- Luisteren
- Mondelinge communicatie
- Presentatie
- Publieke relaties
- Spreken in het openbaar
- Receptioniste
- Stenografie
- Teamwork
- Schrijven
- Geschreven communicatie
Technologie
Administratieve medewerkers moeten verschillende technologische hulpmiddelen gebruiken, variërend van de Microsoft Office Suite tot WordPress tot online planningsprogramma's. Ze moeten ook kantoorapparatuur gebruiken en vaak onderhouden, zoals faxen, scanners en printers.
Hier is een lijst met andere technische kennis of vaardigheden die vereist zijn voor administratieve medewerkers:
- Computer
- Desktop Publishing
- Document beheer
- Faxen
- Internet
- Kantoorgegevens bijhouden
- Microsoft Office
- Kantoorbenodigdheden
- Kantoorbenodigdheden bestellen
- Orderverwerking
- Outlook
- QuickBooks
- Record houden
- Onderzoek
- Lopende kantoormachines
- Software
- Spreadsheets
- Tijd en facturering
- Transcriptie
- Typen
- Typen vanuit dictaat
- Voorbereiding van videoconferenties
- Voicemail
- Tekstverwerking
Organisatie
Alle soorten administratieve taken vereisen sterke organisatorische vaardigheden om veel taken uit te voeren. Administratief ondersteunend personeel moet verschillende agenda's beheren, afspraken plannen en het kantoor efficiënt houden.
Hier zijn organisatorische vaardigheden die nodig zijn voor administratieve taken:
- Nauwkeurigheid
- Afspraak instellen
- Aandacht voor detail
- Facturering
- Boekhouding
- Kalender & Docketing
- Klerikaal
- Efficiëntie
- Indiening
- Voorraad
- Juridische bekendheid
- Multitasking
- Kantooradministratie
- Kantoor management
- E-mail sorteren en bezorgen
- Tijdsbeheer
- Reisarrangementen
Planning
Een andere belangrijke administratieve vaardigheid is het van tevoren kunnen plannen en plannen. Dit kan betekenen het beheren van iemands afspraken, het maken van een plan voor wanneer werknemers ziek zijn of het ontwikkelen van procedurele systemen voor kantoren. Een beheerder moet vooruit kunnen plannen en zich kunnen voorbereiden op mogelijke kantoorproblemen.
Hier zijn andere planningsgerelateerde vaardigheden die administratieve banen vereisen:
- Analytisch
- Communiceren
- Evalueren
- Evenement Coördinatie
- Doelstelling
- Acties implementeren
- Afspraken maken
- Vergaderplanning
- Monitoring acties
- Georganiseerd
- Voorspellen
- Prioriteiten stellen
Probleemoplossing
Probleemoplossende en kritisch denkvaardigheden zijn belangrijk voor elke administratieve functie. Beheerders zijn vaak de contactpersoon die medewerkers en klanten zoeken voor hulp bij vragen of problemen. Ze moeten verschillende problemen kunnen horen en oplossen met kritisch denken.
Dit zijn de probleemoplossende en kritische denkvaardigheden die nodig zijn:
- Assertief
- Klantrelaties
- Samenwerkend
- Kritisch denken
- Besluitvorming
- Werknemersrelaties
- Doelgericht
- Implementeren
- Probleemoplossing
- Bemiddeling
- Office Coördinatie
- Onderzoek
- Toezien op
- Samenwerken
- Opleiding
- Probleemoplossen
Meer administratieve vaardigheden
Hier zijn aanvullende administratieve vaardigheden voor cv's, sollicitatiebrieven, sollicitaties en interviews. Vereiste vaardigheden variëren afhankelijk van de functie waarvoor u solliciteert, dus bekijk ook onze lijst met vaardigheden per functie en type vaardigheid.
- Dynamisch
- Behandeling van apparatuur
- Indiening
- Flexibiliteit
- Behoud focus
- Organisatorisch
- Geduldig
- Aangenaam
- Professionaliteit
- Vindingrijkheid
- Zelf motivatie
- Strategische planning
- Initiatief nemen
- Geschreven communicatie
Bekijk voorbeelden van cv's en sollicitatiebrieven
Bekijk voorbeelden van een cv en begeleidende brief voor een administratieve functie.
- Administratief medewerker sollicitatiebrief
- Administratief medewerker hervatten
Hoe u uw vaardigheden kunt laten opvallen
VOEG RELEVANTE VAARDIGHEDEN TOE AAN UW CV:Neem de termen die het meest verwant zijn met de baan op in je cv, vooral in de beschrijving van je werkgeschiedenis.
HOOGTEPUNTEN VAARDIGHEDEN IN UW COVERBRIEF:Neem uw administratieve vaardigheden op in uw begeleidende brief. Voeg een of twee vaardigheden toe en geef specifieke voorbeelden van gevallen waarin u deze eigenschappen op het werk heeft gedemonstreerd.
GEBRUIK VAARDIGHEIDSWOORDEN TIJDENS VACATURES:Deze woorden kun je ook gebruiken in je sollicitatiegesprekken. Wees bereid om voorbeelden te geven van hoe je al deze vaardigheden hebt gebruikt bij het beantwoorden van administratieve interviewvragen.
